問い合わせ・応募が増える前に、必ず整えている社内の3つの準備
はじめに：その「嬉しい悲鳴」は、会社の寿命を縮めるかもしれない
「マーケティングが成功して、問い合わせが倍増した！」
経営者としては万々歳に見えます。
しかし、現場ではこんなことが起きていないでしょうか？
- 対応が遅れて、お客様からクレームが来た。
- 誰がどの案件を対応しているか分からず、連絡漏れが起きた。
- 忙しすぎて、せっかくの応募者への連絡を後回しにしてしまった。
準備不足のまま集客だけを増やすのは、「穴の空いたバケツに水を注ぐ」のと同じです。
広告費を垂れ流すだけでなく、会社の評判（ブランド）まで傷つけてしまいます。
アクセルを踏む（集客する）前に、必ずブレーキとハンドル（受け入れ体制）を整備しましょう。
準備①：「即レス」のルールと担当者を決める
Webからの問い合わせや応募において、「スピード」は命です。
ハーバード・ビジネス・レビューの調査によると、問い合わせから「5分以内」に連絡した場合と、「30分後」に連絡した場合では、その後の成約率に21倍もの差が出ると言われています。
Webの向こう側のユーザーは「今」興味があるのです。
1日経てば熱は冷め、競合他社に心変わりしています。
- NG： 「気づいた人が返す」「時間がある時に社長が返す」
- OK： 「一次対応は事務の〇〇さんが1時間以内に必ずメールする」「休日は自動返信で『月曜の午前中に連絡します』と約束する」
この「即レス」の仕組みがあるだけで、成果は劇的に変わります。
準備②：「誰でも80点」が出せるテンプレートを作る
「この案件は難しいから社長じゃないと返信できない」
「ベテランのAさんしか採用面接の日程調整ができない」
このように対応が「属人化（特定の人頼み）」していると、問い合わせが増えた瞬間にボトルネックとなり、パンクします。
必要なのは、新人スタッフでもベテランと同じ品質で対応できる「スクリプト（台本）とテンプレート（雛形）」です。
- よくある質問への回答集（FAQ）
- 初回返信メールの定型文
- 電話対応のトークスクリプト
これらを整備し、「誰がやっても80点の対応ができる状態」を作っておくことが、機会損失を防ぐ最強の防波堤になります。
準備③：「今すぐ客」以外を追う仕組み（リスト管理）
問い合わせや応募の中には、「今すぐ契約したい（入社したい）」という人だけでなく、「ちょっと話を聞いてみたい」「比較検討中」という人も多くいます。
準備不足の会社は、この「今すぐ」以外の人を「見込みなし」として捨ててしまいます。
しかし、彼らは「今はタイミングではないけれど、将来のお客様」です。
彼らをExcelやCRM（顧客管理ツール）でリスト化し、
- 「その後、ご検討状況はいかがですか？」と1ヶ月後にメールする
- 定期的にメルマガを送る
といった「追いかける仕組み（追客）」を用意しておきましょう。
これを準備しておくだけで、これまで価値が見出されにくかった魚が、半年後には大きな収益をもたらす存在へと生まれ変わります。
広告を出す前に、バケツの穴を塞ごう
Webマーケティングの力を使えば、問い合わせを増やすことは難しくありません。
しかし、その貴重な問い合わせを「利益」に変えられるかどうかは、社内の「受け皿」次第です。
せっかくの広告費を無駄にしないためにも、まずはこの3つの準備が整っているか、社内を見渡してみてください。