AIを使って研修資料作りをサクッと終わらせるための3つのコツ
「スライドが真っ白なまま、もう夕方…」なんてこと、ありませんか？
「来月の新人研修、そろそろ準備しないとなあ……」
そう思ってパソコンに向かったものの、何から書き始めればいいか分からず、気づけば時間だけが過ぎている。
そして現場からは「もっと実践的な内容にしてほしい」なんて言われてしまう。
そんなプレッシャーに押しつぶされそうになっていませんか？
これまでの資料作りは、「構成を考える→調べる→書く→スライドにする」という、とてつもなく重労働な作業でした。
でも、安心してください。
今話題の「生成AI（チャットGPTなど）」を使えば、その悩みは驚くほど簡単に解決します。
AIは決して難しいツールではありません。
あなたの仕事を助けてくれる「超優秀なアシスタント」なんです。
今回は、AIを使って研修資料作りをサクッと終わらせ、しかも「わかりやすい！」と感謝されるための3つのコツをご紹介します。
【コツ1】「白紙の状態」から考えない！まずはAIに「たたき台」を作らせる
資料作りで一番時間がかかるのは、ゼロから「目次」や「流れ」を考えることではありませんか？
ここをAIに任せるだけで、仕事のスピードは劇的に上がります。
どうすればいいの？
AIにこう話しかけてみてください。
「新しくリーダーになる人向けの研修を考えています。3時間で『部下のほめ方』と『注意の仕方』を教えたいです。研修のタイムスケジュールと目次案を作ってくれませんか？」
すると、AIが「13:00～ 講義」「14:00～ ワークショップ」といった具合に、立派な構成案を一瞬で作ってくれます。
ここがポイント！
人間は、ゼロから生み出すよりも、「あるものを直す」ほうが圧倒的に得意です。
AIが出してきた案を見て、「ここはもっと時間を取ろう」「ここは削除しよう」と修正するだけでいいのです。
これだけで、最初のハードルがぐっと下がります。
【コツ2】「具体的でリアルな会話」をAIに大量生産してもらう
研修がつまらなくなる原因の多くは、内容が「教科書的」で「現場のリアルさがない」こと。
でも、リアルな会話例や事例をたくさん考えるのは大変ですよね。
こんな時こそ、AIの出番です。
どうすればいいの？
AIにこうお願いしてみましょう。
「『やる気はあるけど空回りしがちな若手社員』と、『論理的だけどちょっと冷たい上司』の面談の会話例を作ってください。悪い例と、良い例の2パターンお願いします」
自分一人では思いつかないような、具体的で「あるある！」と思える会話劇をAIが作ってくれます。
ここがポイント！
これをそのままロールプレイング（役割演技）の台本として使えば、受講者も「あ、これ私の部署のことだ！」と興味を持って参加してくれます。
【コツ3】研修後の「復習プリント」を一瞬で作る
研修は「やって終わり」になりがち。本当は復習用の資料も渡したいけれど、そこまで手が回らないのが本音ではないでしょうか。
AIを使えば、研修のテキストから「復習グッズ」が一瞬で完成します。
どうすればいいの？
作った研修資料の文章をAIに貼り付けて、こう指示します。
「この内容を、受講者が明日からデスクに貼って使えるような『やることチェックリスト』にまとめてください」「この内容から、確認テストの問題を5問作ってください」
ここがポイント！
長いスライドを見返すのは面倒でも、1枚の「チェックリスト」なら明日から使えますよね。
こうした心遣いのある資料が、AIなら数秒で用意できるのです。
【注意点】これだけは気をつけて！
AIはとても便利ですが、万能ではありません。
2つだけ注意点があります。
- ウソをつくことがある
AIは、もっともらしい顔で間違った情報を出すことがあります。
特に法律やルールに関することは、必ず最後にご自身で合っているか確認してください。 - 会社の秘密は書かない
社員の個人名や、社外に出していない売上データなどは入力しないでください。
まとめ：浮いた時間で、社員と向き合おう
- 構成案（たたき台）をAIに作らせる
- リアルな会話例をAIに書いてもらう
- 復習用チェックリストをAIにまとめさせる
AIは、あなたの仕事を奪う敵ではありません。
面倒な作業を肩代わりしてくれるパートナーです。
資料作りにかける時間を短縮できた分、本当に大切な「社員一人ひとりの悩みを聞く時間」や「これからの組織をどうするか考える時間」に充ててください。
まずは次回の研修で、「たたき台」を作るところからAIにお願いしてみませんか？
きっと「もっと早く使えばよかった！」と思うはずです。