展示会で名刺交換したのに商談につながらない原因｜中小企業が見直したいフォロー方法
展示会へ出展し、たくさんの来場者と名刺交換できた。
手応えもあり、
「ここから何件か商談につながりそうだ」
と期待していた。
しかし、展示会が終わって1か月経っても、
「ほとんど問い合わせがない」
「お礼メールを送ったが返信がない」
「営業担当へ名刺を渡したものの、その後どうなったか分からない」
という状態になっていないでしょうか。
展示会では、ブースへ多くの人が来ると成果が出たように感じます。
名刺交換枚数を社内で報告し、
「今回は100枚集まりました」
「前回より来場者が増えました」
と評価することもあります。
しかし、名刺交換は商談ではありません。
展示会で一度話した企業と、その後どのようにつながるかまで設計していなければ、せっかく集めた名刺が机の中に残ったままになることがあります。
特に中小企業では、
・展示会の準備
・当日の接客
・終了後の片付け
・通常業務への復帰
まで同じ担当者が行っているケースも多く、展示会後のフォローが後回しになりがちです。
大切なのは、すべての名刺へ同じ営業メールを送ることではありません。
「どのような話をした相手なのか」
「どの程度、自社の商品に関心があったのか」
「次に何を伝えればよいのか」
を整理し、相手に合わせて連絡することです。
この記事では、中小企業の経営者・営業担当者向けに、展示会で名刺交換しても商談につながらない主な原因、展示会翌日から行いたいフォロー、見込み度の分け方、メール文例、社内管理の方法を解説します。
展示会で名刺を集めることが目的になっていませんか？
展示会では、
「何人と名刺交換できたか」
が分かりやすい数字になります。
そのため、現場でも、
「できるだけ多くの人へ声をかけよう」
「名刺交換だけでもしてもらおう」
となりやすくなります。
しかし、名刺交換枚数だけを増やしても、商談につながるとは限りません。
たとえば100枚の名刺があっても、
・情報収集目的の来場者
・競合企業
・営業目的でブースを訪れた企業
・学生
・将来的には可能性がある企業
・今まさに仕入先を探している企業
が混在しています。
すべてを同じ「見込み客」として扱うと、フォローの優先順位が分からなくなります。
展示会終了後は、
「名刺を何枚集めたか」
ではなく、
「次に連絡すべき相手が何社あるか」
まで整理することが重要です。
名刺交換後に商談へつながらない主な原因
お礼メールを送って終わっている
展示会終了後、
「先日は弊社ブースへお越しいただき、ありがとうございました」
というお礼メールを一斉送信して、その後の対応が止まっている場合があります。
お礼を伝えることは大切です。
しかし、相手からすると、
「展示会で会った会社から届いた挨拶メール」
で終わってしまいます。
商談へつなげたい場合は、
・展示会で何を話したか
・相手がどこに興味を持っていたか
・次に役立ちそうな情報は何か
を加える必要があります。
展示会から連絡まで時間が空いている
展示会当日は、来場者も多くの企業と名刺交換しています。
数日から1週間経つと、
「どの会社だったか」
「何を話したか」
を思い出しにくくなります。
特に、具体的な相談があった企業については、展示会翌日から数日以内に連絡できるよう準備しておきましょう。
展示会終了後に、
「まず名刺を整理してから考えよう」
としていると、連絡が遅れます。
フォロー方法は、展示会へ出る前に決めておくことが大切です。
誰と何を話したか記録していない
名刺だけを見ても、
「この人と何を話したのか」
分からなくなることがあります。
展示会当日は多くの人と話すため、担当者自身も記憶が曖昧になります。
最低限、次の内容を残しましょう。
・どの商品に興味を持っていたか
・相手の業種
・現在抱えている課題
・質問された内容
・導入時期
・予算についての話
・次に約束したこと
・担当者の温度感
長文を書く必要はありません。
名刺の裏や入力フォームなどへ、一言でも残しておくことが重要です。
【記録例】
九州の土産店。常温で扱える新商品を探している。価格表希望。9月の商品入れ替え前に検討予定。
この記録があれば、展示会後の連絡内容を具体的にできます。
全員へ同じメールを送っている
展示会後に効率よく連絡するため、一斉メールを使う場合があります。
それ自体は問題ではありません。
ただし、
・詳しい商談をした人
・価格だけ聞いた人
・商品を少し見ただけの人
へ、すべて同じ内容を送ると、温度感が合いません。
特に具体的な相談を受けた相手には、個別に連絡しましょう。
いきなり商談を求めている
展示会で数分話しただけの相手へ、
「ぜひ一度オンライン商談のお時間をいただけませんでしょうか」
とすぐに依頼すると、相手にとって負担になる場合があります。
まだ、
「少し興味がある」
という段階かもしれません。
まずは、
・商品資料
・価格表
・導入事例
・サンプル
・取引条件
・よくある質問
など、展示会で興味を持った内容を送る方が自然な場合があります。
そのうえで、
「必要でしたら詳しくご説明します」
と次の選択肢を用意します。
商品カタログだけを送っている
展示会後にPDFカタログを送って、
「ぜひご検討ください」
だけで終わることがあります。
しかし、相手は多くの商品や企業を比較しています。
カタログだけでは、
「自社にとって何が良いのか」
が分かりにくい場合があります。
展示会で聞いた相手の課題に合わせて、
【文例】
のように、見るべき商品を絞って案内すると分かりやすくなります。
商品の特徴を文章だけで伝えにくい場合は、ホームページや動画を使って商談後の理解を深める方法もあります。
営業担当へ名刺を渡して終わっている
展示会担当者から営業担当者へ名刺を渡し、
「フォローをお願いします」
で終わっている場合があります。
営業担当者からすると、
・どのような話をしたのか
・相手が何に興味を持っていたのか
・どの程度可能性があるのか
が分かりません。
その結果、優先順位が下がり、連絡されないことがあります。
名刺だけでなく、商談メモもセットで引き継ぎましょう。
展示会終了直後に行いたい3つの整理
1. 名刺を見込み度で分ける
すべての名刺を同じ扱いにせず、まず大まかに分類します。
たとえば、次の3段階です。
A：早めに個別対応したい
・具体的な商品について質問があった
・価格や取引条件を確認された
・サンプルを求められた
・導入時期について話した
・次回連絡する約束をした
・商談の日程について話した
B：興味はあるが、まだ情報収集段階
・商品について詳しく話を聞いた
・カタログを持ち帰った
・将来的な可能性がある
・現在の取引先から変更する予定はない
・社内で共有したいと言われた
C：現時点では優先度が低い
・名刺交換のみ
・自社の商品との関連性が低い
・営業目的で来訪した
・具体的な関心が確認できなかった
厳密な点数を付ける必要はありません。
重要なのは、
「誰から連絡するか」
を決められることです。
2. 展示会で話した内容を残す
AとBの相手については、会話内容を記録します。
【記録項目】
・会社名
・担当者名
・業種
・興味を持った商品
・相手の課題
・導入時期
・希望する資料
・次回連絡内容
・担当営業
・連絡期限
展示会担当者の記憶が残っているうちに行いましょう。
3. 次の行動を決める
名刺ごとに、
・メール
・電話
・資料送付
・サンプル発送
・オンライン商談
・店舗訪問
・一定期間後の再連絡
など、次の行動を決めます。
「フォローする」
という曖昧な状態ではなく、
「8月15日までに価格表をメールする」
まで具体的にします。
展示会翌日に送りたいお礼メール
展示会で具体的に話した相手には、一斉メールではなく個別の文章をおすすめします。
【文例】
件名：昨日の展示会ではありがとうございました｜○○株式会社
△△株式会社
□□様
昨日は○○展示会にて、弊社ブースへお立ち寄りいただきありがとうございました。
お話の中で、「常温で販売でき、地域性を感じられる商品を探している」と伺いましたので、弊社商品の中では○○が比較的ご検討いただきやすいかと思います。
ご参考までに、商品資料と価格表をお送りします。
実際の商品をご確認いただいた方が分かりやすい場合は、サンプルについても対応可能です。
まずは資料をご覧いただき、ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。
今後ともよろしくお願いいたします。
ポイントは、
「展示会へ来てくれたこと」
だけでなく、
「何を話したか」
に触れることです。
相手に、
「自分との会話を覚えている」
と伝わりやすくなります。
その場で商談を約束していない相手への文例
関心は確認できたものの、まだ商談段階ではない場合です。
【文例】
件名：展示会でご覧いただいた○○について｜○○株式会社
△△株式会社
□□様
先日は○○展示会にて、弊社商品をご覧いただきありがとうございました。
当日は○○についてご興味を持っていただき、「現在の商品構成に追加できるものを探している」とお話しいただいたことが印象に残っております。
当日ご覧いただいた商品の概要が分かる資料を添付しておりますので、ご参考になれば幸いです。
現時点ですぐのお取引予定がなくても問題ございません。
今後、商品入れ替えや新しい商材を検討される際に思い出していただけましたら幸いです。
ご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。
売り込みを急がず、将来の接点を残すことを意識します。
資料請求された相手への文例
【文例】
件名：展示会でご依頼いただいた商品資料をお送りします
△△株式会社
□□様
先日は○○展示会にて、弊社ブースへお越しいただきありがとうございました。
当日ご依頼いただいた○○の商品資料と価格表をお送りします。
特にお話ししていた、
・常温で保管できること
・○個から発注可能であること
・ギフト展開にも対応できること
については、資料○ページに記載しております。
社内でご検討いただく中で、追加で必要な情報がございましたらお知らせください。
サンプルや具体的な取引条件についてもご案内できます。
よろしくお願いいたします。
「資料を添付しました」だけでなく、どこを見ればよいか案内すると確認しやすくなります。
返信がない時は再連絡してよいのか
一度メールを送って返信がないと、
「興味がなかったのだろう」
と判断してしまうことがあります。
しかし、展示会直後は相手も通常業務へ戻り、多くの企業から連絡を受けています。
一度のメールだけで判断する必要はありません。
ただし、何度も短期間に営業連絡を行うことは避けましょう。
1回目
展示会翌日から数日以内。
お礼と、約束した資料を送ります。
2回目
1週間から2週間程度を目安に、具体的な検討材料がある相手へ連絡します。
【文例】
先日お送りした資料について、その後ご不明な点はございませんでしたでしょうか。
展示会では○○についてお話ししましたので、もし具体的にご検討される場合は、条件を整理してご案内できます。
現時点でご予定がなければ、ご返信は不要です。
相手が断りやすい文章にすることも大切です。
その後
今すぐ需要がない相手へ、毎月営業メールを送る必要はありません。
・新商品発売
・季節商品の案内
・導入事例
・展示会出展
・取扱店舗の追加
など、相手に伝える理由がある時に連絡します。
「今は必要ない」と言われた企業も残しておく
展示会では、
「今すぐは予定していません」
と言われることがあります。
これを「見込みなし」と判断して、名刺を処分する必要はありません。
販路開拓では、
「必要になる時期」
が企業によって異なります。
たとえば、
・春と秋に商品入れ替えを行う
・次年度の予算で検討する
・現在の仕入契約終了後に見直す
・店舗を増やした時に検討する
・季節イベント時だけ仕入れる
というケースがあります。
【記録例】
現時点では取引先変更予定なし。毎年2月に次年度商品を検討。1月頃に再連絡。
この情報があれば、「今すぐ売れない名刺」が「半年後に連絡すべき企業」へ変わります。
展示会後に電話する場合の考え方
具体的な相談があり、電話連絡について了承を得ている場合は、電話も有効です。
一方で、名刺交換したすべての企業へ突然電話すると、負担に感じられる場合があります。
電話する場合も、
「商談を取りたい」
ではなく、
「展示会で話した内容の確認」
から始めます。
【文例】
先日の○○展示会でお話しした○○株式会社の△△です。
当日は、常温商品の取扱いについてお話しいただきありがとうございました。
その後、商品資料をお送りしましたが、ご不明な点がないかだけ確認したくお電話しました。
相手の状況を確認しながら進めましょう。
サンプル送付だけで終わらせない
食品、雑貨、化粧品などでは、展示会後にサンプルを送ることがあります。
サンプル発送後、
「送ったから、あとは連絡を待とう」
となるケースがあります。
しかし、相手が、
・確認したのか
・誰が確認したのか
・どの点が良かったのか
・何が懸念だったのか
が分かりません。
発送時に、
【文例】
と次の連絡時期を伝えておくと、フォローしやすくなります。
名刺交換時に「次の約束」を作る
展示会後のフォローを楽にする方法は、展示会当日に次の行動を決めることです。
たとえば、
【文例】
【文例】
【文例】
この一言があれば、展示会後の連絡が突然の営業ではなく、
「約束した連絡」
になります。
ブース担当者へ「何を聞くか」を共有しておく
展示会終了後に見込み度を分けようとしても、当日の会話内容が残っていなければ判断できません。
展示会前に、担当者へ最低限確認してほしい内容を共有しましょう。
【確認項目】
・どのような会社か
・現在どのような商品を扱っているか
・何を探しているか
・いつ頃必要なのか
・誰が商品を決めるのか
・どの商品に興味を持ったか
・価格や条件について質問があったか
・次の連絡を希望しているか
質問攻めにする必要はありません。
自然な会話の中で確認します。
展示会で避けたい「とにかく名刺をもらう」接客
名刺枚数をKPIにすると、
「資料をお渡ししますので、名刺をいただけますか？」
という接客が増えやすくなります。
これでは、
・相手が何に興味を持ったのか
・本当に見込みがあるのか
・次に何を伝えるべきか
が分かりません。
展示会では名刺交換より、
「相手について一つ知る」
ことを意識しましょう。
たとえば、
【文例】
【文例】
【文例】
数分でも、次の連絡に使える情報を得られます。
展示会の成果を名刺枚数だけで評価しない
展示会終了後は、次の数字も確認すると改善しやすくなります。
・来場者数
・名刺交換数
・Aランクの見込み企業数
・資料送付数
・サンプル送付数
・フォロー連絡数
・商談数
・見積もり数
・成約数
・売上
・継続取引数
たとえば、
名刺交換100件
↓
Aランク15件
↓
商談8件
↓
見積もり4件
↓
成約2件
という流れが分かれば、
「次回は名刺を150枚集めよう」
ではなく、
「Aランクの企業を増やすために、ブースでの質問を変えよう」
と改善できます。
展示会終了後の管理表に入れたい項目
特別な営業管理システムがなくても、最初はスプレッドシートなどで整理できます。
【管理項目】
・会社名
・担当者名
・業種
・連絡先
・興味商品
・展示会での会話
・見込み度
・次回行動
・担当者
・期限
・最終連絡日
・現在の状況
・次回連絡予定
重要なのは、
「誰が担当するか」
と、
「次にいつ何をするか」
が分かることです。
名刺だけを保管するより、営業活動へつなげやすくなります。
展示会後の社内引き継ぎで確認したいこと
展示会担当者と、その後の営業担当者が異なる場合は、短い打ち合わせを行います。
優先して連絡する企業
Aランクの企業を一覧にします。
展示会で話した内容
担当者から営業担当者へ共有します。
その場で約束したこと
・資料を送る
・電話する
・サンプルを送る
・見積もりを出す
などを確認します。
担当者と期限
【例】
△△株式会社
担当：営業○○
8月15日までに商品資料送付
まで決めます。
「営業部でフォローする」
だけでは、誰も対応しない可能性があります。
すぐに売れなかった企業との接点を残す
展示会は、その場で成約する企業だけを探す場所ではありません。
特にBtoBの販路開拓では、商品を知ってから実際の取引まで時間がかかることがあります。
そのため、
「展示会後すぐに商談にならなかった＝失敗」
とは限りません。
重要なのは、将来思い出してもらえる接点を残すことです。
たとえば、
・新商品の案内
・季節商品の案内
・導入事例
・取扱店舗の事例
・商品改良のお知らせ
・次回展示会の案内
などがあります。
こうした情報はメールだけでなく、自社ホームページの記事や商品ページなどで継続的に発信し、展示会後も企業が必要なタイミングで情報を確認できる状態を作っておくことも大切です。
ただし、自社が送りたい情報ではなく、
「相手にとって関係がある情報か」
を基準にしましょう。
販路開拓だけでなく、Web集客や商品PR、採用・人材育成など、中小企業の実務に役立つ情報をお役立ち情報ページで紹介しています。
展示会フォローで避けたい対応
展示会翌日に長文の営業メールを送る
最初から会社案内、商品説明、サービス内容を大量に送ると、読まれにくくなります。
展示会で話した内容に絞ります。
毎週連絡する
返信がないからといって、短期間に何度も連絡するのは避けましょう。
「いかがでしたでしょうか」だけを繰り返す
【避けたい例】
先日資料をお送りしましたが、いかがでしたでしょうか。
だけでは、相手も返信内容に困ります。
【改善例】
展示会でご質問いただいた最小発注数について、補足資料を作成しましたのでお送りします。
など、連絡する理由を作ります。
名刺交換した相手をすべて営業対象にする
相手が自社の商品を必要としていない場合もあります。
見込み度を整理しましょう。
担当者個人の記憶だけで管理する
時間が経つほど展示会での会話は忘れます。
記録を残しましょう。
展示会後のフォローチェックリスト
展示会当日
・名刺交換だけで終わっていない
・相手が何を探しているか確認した
・興味を持った商品を記録した
・導入時期を確認した
・次に連絡してよいか確認した
・約束した内容を記録した
展示会終了直後
・名刺を一覧にした
・A・B・Cなど見込み度を分けた
・会話内容を記録した
・担当者を決めた
・次回行動を決めた
・対応期限を決めた
翌日から数日以内
・Aランクへ個別連絡した
・約束した資料を送った
・サンプル依頼へ対応した
・展示会で話した内容に触れた
・いきなり商談だけを求めていない
1週間以降
・反応のあった企業を確認した
・必要に応じて再連絡した
・今すぐではない企業の検討時期を記録した
・営業担当へ引き継いだ
・次回連絡時期を設定した
展示会全体の振り返り
・名刺交換数を確認した
・有望企業数を確認した
・商談数を確認した
・見積もり数を確認した
・成約数を確認した
・どの接客から商談になったか確認した
・次回改善する質問や資料を整理した
まとめ：展示会の成果は「名刺を集めた後」で決まる
展示会で多くの名刺を集めても、その後何もしなければ商談にはつながりません。
商談へつながりにくい主な原因には、次のようなものがあります。
・お礼メールを送って終わっている
・展示会後の連絡が遅い
・誰と何を話したか残していない
・すべての相手へ同じメールを送っている
・いきなり商談を求めている
・商品カタログだけを送っている
・営業担当へ名刺だけを渡している
・再連絡する時期を決めていない
展示会終了後は、まず名刺を見込み度で分けます。
そのうえで、
・相手が何を探していたか
・どの商品に興味を持ったか
・次に何を約束したか
・いつ頃検討するのか
を整理します。
具体的な相談があった企業には、展示会翌日から数日以内に個別で連絡しましょう。
その際、
「展示会へ来ていただきありがとうございました」
だけではなく、
「○○についてお話ししました」
と会話内容に触れることが大切です。
また、今すぐ取引にならない企業もあります。
半年後の商品入れ替え時期や、次年度の予算で検討する企業もあるでしょう。
展示会で商談にならなかった相手をすぐに見込みなしと判断せず、
「いつなら必要になる可能性があるか」
まで記録しておきます。
展示会の成果は、当日の名刺交換枚数だけでは判断できません。
名刺交換から、
資料送付
↓
サンプル
↓
商談
↓
見積もり
↓
成約
↓
継続取引
までの流れを確認することで、次回の展示会も改善できます。
名刺を集めることをゴールにせず、
「次の接点を作ること」
までを展示会の仕事として設計することが、販路開拓につながります。
販路開拓でお悩みの方へ
ローカルブランディング株式会社では、九州の中小企業向けに販路開拓支援「モノサポ」を提供しています。
展示会へ出展して終わるのではなく、商品整理、提案資料、商談先の選定、展示会後のフォロー、Webや動画を活用した商品PRなど、販売につなげるための実務を支援しています。
「展示会へ出ても名刺交換だけで終わってしまう」
「展示会後にどの企業から連絡すればよいか分からない」
「商品資料を送ってもその後の反応がない」
「新しい販路を開拓したいが、営業方法が整理できていない」
といった場合も、現在の商品や販売方法を確認しながら、優先して取り組む内容を整理します。
各種支援に関するよくある質問もご確認いただけます。
販路開拓や商品PRについてお悩みの場合は、お気軽にご相談ください。