面談記録をAIで作る方法｜採用面談・1on1・定着面談で使える記録の残し方

面談記録をAIで作る方法は？

面談記録をAIで作るには、①録音、②文字起こし、③要約、④決定事項と次回アクションの整理、⑤社内ルールに沿った保存、という流れで進めるのが現実的です。

特に採用面談、1on1、定着面談では、会話内容をそのまま残すだけでは不十分です。本人の不安、会社側の対応事項、次回確認することまで整理することで、面談記録が実務で使える資料になります。

ただし、個人情報や評価に関わる内容を扱うため、録音同意、保存場所、閲覧権限は事前に決めておく必要があります。

AIを活用した新しい面談スタイル

はじめに：面談の準備や記録だけで、疲れていませんか？

「部下との1on1（個人面談）、大事なのは分かるけど時間が足りない…」
「メモを取るのに必死で、相手の顔を見る余裕がない」

そんな悩みを抱えている人事担当者やマネージャーの方は多いのではないでしょうか。

実は今、「AI（人工知能）」をちょっとした「アシスタント」として使うだけで、面談の質が劇的に変わります。

AIを使うといっても、冷たいロボットに面談をさせるわけではありません。
面倒な「事務作業」をAIに任せることで、あなたは「部下の話を聞くこと」に100%集中できるようになるのです。

今回は、初心者でもすぐに実践できる「AIを活用した新しい面談スタイル」を分かりやすく解説します。

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1. これまでの面談 vs AIと一緒にやる面談

これまでの面談と、AIを取り入れた面談は何が違うのでしょうか？ 一言で言うと、「余裕」が違います。

• 【これまでの面談】
  • パソコンにメモを打ち込むのに必死で、部下と目が合わない。
  • 「あれ、前回なに話したっけ？」と、過去の記録を探すのに時間がかかる。
  • 面談が終わった後、記憶を頼りに報告書を書くのが大変。
• 【AIがいる面談】
  • メモはAIが全部書いてくれるので、じっくり相手の目を見て話せる。
  • 「前回は〇〇について悩んでいましたよ」と、AIが教えてくれる。
  • 面談が終わった瞬間、AIが要約を作ってくれるので、残業が減る。

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2. 具体的にどう使うの？ 面談の「前・中・後」での活用法

難しい設定は必要ありません。
いつもの流れにAIを少しプラスするだけです。

① 面談「前」：AIが「質問リスト」を用意してくれる

部下の最近の様子（日報やチャットの雰囲気など）から、「最近ちょっとお疲れ気味のようです」とAIが教えてくれるツールがあります。
さらに、「前回の面談で『来月までに資格を取る』と言っていたので、進み具合を聞いてみては？」といったアドバイスもくれます。
これなら、準備時間ゼロでも中身の濃い話ができますね。

② 面談「中」：メモはAIにお任せ。「聞き役」に徹する

ZoomやTeamsなどのWeb会議ツールや、スマホの録音アプリを使って、会話を自動で文字にします。
最近のAIはすごいので、「ここは大事な話だ」という部分を自動でピックアップしてくれます。
あなたは、「うんうん」と相槌を打ったり、部下の表情を観察したりすることだけに集中してください。

③ 面談「後」：30分の会話を、3分でまとめてくれる

これが一番のメリットかもしれません。
AIに「今の会話を、要点と決定事項に分けてまとめて」とお願いすれば、一瞬で議事録が完成します。
「次は〇〇をやる」という宿題（ToDo）も自動でリスト化してくれるので、「話しっぱなし」で終わることがなくなります。

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3. ここだけは注意！ 失敗しないための3つのポイント

AIは便利ですが、使い方を間違えると部下からの信頼を失ってしまうことも。
以下の3点だけは守ってください。

1. 「監視」ではなく「サポート」だと伝える
   • 「会話を録音・分析するのは、あなたを監視するためじゃなくて、私がメモ書きに気を取られず、しっかり話を聞くためだよ」と、必ず最初に伝えましょう。
2. AIの分析をすべて信じ込まない
   • AIが「モチベーションが低いようです」と判定しても、たまたまその日だけ体調が悪かっただけかもしれません。
     AIの結果はあくまで「参考」程度に。
     最後は人と人との対話で判断しましょう。
3. 情報の取り扱いに気をつける
   • 面談はプライベートな話も出ます。
     セキュリティのしっかりした、会社の許可するツールを使いましょう。

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4. どんなツールを使えばいいの？

いきなり高いソフトを買う必要はありません。
まずは身近なものから試してみましょう。

• Web会議が多いなら：
  • ZoomやMicrosoft Teamsに付いている「AI要約機能」を使ってみてください。
    ボタン一つで議事録を作ってくれます。
• 対面の面談が多いなら：
  • スマホで使える「文字起こしアプリ」が便利です。

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さいごに：AIは、あなたの「優しさ」を伝えるための道具

「面談にAIなんて冷たい」と思う方もいるかもしれません。
でも、メモを取るのに必死で部下の顔を見ない上司と、AIにメモを任せて、ずっと目を見て親身に話を聞いてくれる上司。
部下にとって嬉しいのは、間違いなく後者です。

AIを使って「事務作業」を減らし、空いた時間と心で、部下としっかり向き合ってみませんか？
まずは次回の面談で、「議事録の自動作成」から試してみてください。
きっとその便利さに驚くはずです。

面談記録をAIで整えるだけでなく、採用面談・定着面談の仕組み全体を見直したい場合は、採用・定着支援サービス「ヒトサポ」もご覧ください。