サンプルを送ったのに返事がない時のフォロー方法｜催促に見せず商談につなげる聞き方
展示会や商談で商品に興味を持ってもらい、
「一度サンプルを送ってください」
と言われた。
すぐに商品を発送し、
「届いたら先方から連絡が来るだろう」
と待っていたものの、1週間経っても返信がない。
このような経験はないでしょうか。
サンプルを送った側からすると、
「商品を気に入ってもらえなかったのだろうか」
「催促すると営業っぽく思われそう」
「もう少し待った方がよいのではないか」
と迷います。
そのまま何週間も経過し、結局こちらからも連絡せず、商談自体が自然消滅してしまうこともあります。
しかし、サンプルを送った後に返信がないからといって、必ずしも商品に興味がなくなったとは限りません。
相手が忙しくてまだ確認できていない。
複数人で確認する必要がある。
他の商品と比較している。
社内で検討する時期がまだ来ていない。
届いたものの、誰が確認するのか決まっていない。
さまざまな理由が考えられます。
大切なのは、
「どうでしたか？」
と何度も感想を催促することではありません。
サンプルを送る時点で次の連絡時期を決め、相手が答えやすい内容で確認することです。
この記事では、中小企業の営業担当者や販路開拓担当者向けに、サンプル送付後に返信が来ない主な理由、連絡するタイミング、メール文例、感想の聞き方、商談へつなげる方法を解説します。
サンプルを送れば先方から連絡が来るとは限らない
こちらからすると、商品サンプルは商談を進めるための重要なものです。
費用をかけて商品を用意し、梱包し、送料を負担して送ることもあります。
そのため、
「届いたら感想くらい連絡してもらえるだろう」
と思いやすくなります。
しかし、受け取る側の状況は異なります。
展示会などでは、一度に複数の会社からサンプルを受け取っている場合があります。
通常業務もあるため、サンプル確認の優先順位が高いとは限りません。
特にBtoBでは、
サンプルが届く
↓
担当者が確認する
↓
上司やバイヤーへ共有する
↓
店舗や現場担当者にも確認してもらう
↓
価格や取引条件を確認する
↓
他社商品と比較する
という流れになることがあります。
そのため、
「サンプルを発送した」
ことと、
「相手が検討できる状態になった」
ことは同じではありません。
発送後のフォローまで含めて、商談の流れを考える必要があります。
サンプルを送ったのに返信が来ない主な理由
まだ確認できていない
最も単純な理由です。
商品は届いていても、担当者が出張や繁忙期などで確認できていない場合があります。
食品であれば、
「社内のメンバーがそろった日に試食したい」
というケースもあります。
届いて数日で返信がないからといって、関心がないと判断する必要はありません。
担当者一人では判断できない
BtoBの商品採用では、名刺交換した担当者だけで決められないことがあります。
たとえば、
・上司
・仕入責任者
・店舗責任者
・商品企画
・品質管理
・経営者
など、複数人の確認が必要です。
サンプルを送った担当者本人は良いと思っていても、社内で確認する時間を確保できていない可能性があります。
他の商品と比較している
展示会で複数の商品を見ている場合、自社の商品だけを検討しているとは限りません。
・価格
・味
・デザイン
・ロット
・納期
・保存方法
・利益率
・販売しやすさ
などを比較していることがあります。
この場合、「感想をください」と聞くより、
「比較するために不足している情報はありませんか」
と確認する方が話を進めやすくなります。
取引条件が分からない
商品自体には興味があっても、
・卸価格
・最小発注数
・送料
・納期
・支払条件
・賞味期限
・返品条件
・販売エリア
などが分からず、検討を止めている場合があります。
サンプルだけを送るのではなく、必要な取引情報も一緒に案内しましょう。
社内で誰が確認するのか決まっていない
サンプルは届いたものの、
「これは誰が確認するものなのか」
分からない状態になることがあります。
特に、担当者宛ではなく会社宛に送った場合は注意が必要です。
発送時には、
・会社名
・部署
・担当者名
を確認し、可能であれば発送後に配送情報も伝えます。
商品は良かったが、今すぐ必要ではない
商品そのものへの評価が悪くなくても、
「現在は既存の商品で足りている」
「商品入れ替え時期ではない」
という場合があります。
この場合、商談にならない原因は商品ではなくタイミングです。
「今は必要ない」
と言われた時に、いつ頃なら再検討する可能性があるのかを確認することが重要です。
断りにくくて返信していない
サンプルを受け取ったものの、
「今回は見送る」
と伝えることに気を使い、返信を後回しにしているケースもあります。
こちらから、
「現時点でご予定がなければ、その旨だけでも問題ございません」
と伝えることで、相手が回答しやすくなります。
サンプルを送る前に「次の連絡」を決めておく
サンプルフォローで最も改善しやすいのは、発送後ではなく発送前です。
サンプルを送ることが決まった時点で、
「いつこちらから確認するか」
を伝えておきます。
【文例】
ありがとうございます。それでは明日発送いたします。
○日頃に到着予定ですので、ご確認いただいた後、来週半ば頃に一度こちらからご感想を伺ってもよろしいでしょうか。
この一言があれば、後日の連絡は突然の催促ではありません。
「事前に約束した確認」
になります。
サンプルを送る際は、
発送する
↓
届く
↓
確認してもらう
↓
こちらから連絡する
までを一つの流れとして設計しましょう。
展示会で名刺交換してからサンプル送付や商談へつなげるまでの基本的なフォロー方法については、こちらの記事でも詳しく解説しています。
サンプル発送時に送るメール
サンプルを発送した際には、商品だけを突然届けるのではなく、メールでも案内します。
【文例】
件名：商品サンプル発送のご連絡｜○○株式会社
△△株式会社
□□様
先日は○○展示会にて、弊社商品についてお話しいただきありがとうございました。
ご依頼いただいておりました○○のサンプルを、本日発送いたしました。
○月○日頃に到着予定です。
今回お送りした商品は、展示会でお話しいただいた「○○用途」で比較的ご検討いただきやすい商品です。
ご確認いただきたい主なポイントは、
・○○
・○○
・○○
の3点です。
ご確認後、来週半ば頃に一度こちらからご連絡させていただければと思います。
お急ぎでご返信いただく必要はございません。
よろしくお願いいたします。
ポイントは、
「送ったこと」
だけでなく、
「何を確認してほしいのか」
まで伝えることです。
サンプル到着後はいつ連絡すればよい？
商品によって適切な期間は異なります。
すぐ試せる食品や雑貨と、社内で複数人が確認する商品では必要な時間が違います。
一つの目安として、
到着から数日程度
まずは配送状況を確認します。
必要であれば、
「問題なく届いていますでしょうか」
と短く確認します。
この段階では、感想を急がないようにします。
到着から1週間程度
展示会や商談時に具体的な関心があった相手であれば、一度確認してよい時期です。
1週間から2週間程度
まだ返信がない場合は、再度短く連絡します。
ただし、
「感想をまだいただいていません」
という催促ではなく、
「検討に必要な情報が不足していないか」
を確認しましょう。
それ以降
何度連絡しても反応がない場合は、短期間に繰り返し追わない方がよいでしょう。
一定期間空け、
・新商品
・商品入れ替え時期
・季節需要
・展示会
・導入事例
など、再度連絡する理由ができた時に接点を作ります。
1回目のフォローメール文例
サンプル到着から数日から1週間程度の連絡です。
【文例】
件名：先日お送りした○○のサンプルについて
△△株式会社
□□様
先日は弊社商品のサンプルをご依頼いただき、ありがとうございました。
○日に発送いたしました○○は、問題なくお手元に届いておりますでしょうか。
お忙しいところですので、まだご確認前でしたら急いでいただく必要はございません。
展示会では「○○の商品を探している」と伺っておりましたので、実際にご覧いただいた際に、
・商品サイズ
・価格帯
・現在の商品構成との相性
など、気になる点がございましたらお知らせください。
追加資料や取引条件についてもご案内可能です。
よろしくお願いいたします。
「どうでしたか？」
だけではなく、確認しやすい項目を示します。
返事をもらいやすい感想の聞き方
サンプル送付後によくある質問が、
「商品はいかがでしたでしょうか？」
です。
間違った質問ではありません。
しかし、相手にとっては回答範囲が広く、
「何と返せばよいのだろう」
となることがあります。
質問を少し具体的にしましょう。
食品の場合
【文例】
小売商品の場合
【文例】
OEMや業務用商品の場合
【文例】
商品採用を検討している場合
【文例】
相手が答えやすい問いにすることが大切です。
「良かったです」と言われた後に止まらない
フォローしたところ、
「良かったです」
「社内でも好評でした」
と返信が来ることがあります。
ここで、
「ありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします」
と返信して終わると、商談は進みません。
次に確認したいのは、
「良かったかどうか」
ではなく、
「取引を検討する場合、次に何が必要か」
です。
【文例】
ありがとうございます。
ご好評いただけたとのことで安心いたしました。
もし実際のお取扱いをご検討いただく場合、卸価格、最小発注数、納期などの取引条件をまとめた資料もございます。
ご検討時期が決まっていらっしゃれば、それに合わせてご案内いたしますが、現時点ではどのくらいの時期を想定されていますでしょうか。
商品評価から、具体的な検討条件へ話を進めます。
「価格が高い」と言われた時にすぐ値下げしない
サンプルの感想として、
「商品は良いですが、少し価格が高いですね」
と言われることがあります。
すぐに、
「では値引きできます」
と答える前に、何と比較して高いのかを確認しましょう。
【文例】
ありがとうございます。
価格面が気になるとのことですが、現在お取り扱いの商品との比較でしょうか。それとも想定されている売価との兼ね合いでしょうか。
理由によって提案は変わります。
たとえば、
・容量を変える
・ロットを調整する
・別の商品を提案する
・販売方法を変える
ことで対応できる場合があります。
「社内で検討します」と言われた時に確認すること
「社内で検討します」
と言われると、そのまま待ちたくなります。
しかし、確認しておきたいことがあります。
誰が確認するのか
【文例】
いつ頃確認するのか
【文例】
追加資料は必要か
【文例】
「検討します」を商談終了の言葉にせず、次に必要な情報を確認します。
「今は必要ない」と言われた時こそ聞きたいこと
サンプルを確認してもらった結果、
「今回は見送ります」
「今は必要ありません」
と言われることもあります。
無理に説得する必要はありません。
ただし、可能であれば理由と時期を確認します。
【文例】
承知いたしました。ご確認いただきありがとうございます。
今後の商品提案の参考にしたいため、差し支えなければ、今回は価格、商品内容、導入時期など、どの部分が一番合わなかったか教えていただけますでしょうか。
【文例】
今回は見送られるとのこと、承知いたしました。
商品入れ替えなどを検討される時期がございましたら、その頃に改めてご案内できればと思います。
次に連絡できる理由を残します。
返信がない時の2回目メール文例
1回目のフォローにも返信がない場合です。
文章は短くします。
【文例】
件名：○○サンプルのご確認について
△△株式会社
□□様
先日お送りしました○○について、その後ご確認状況はいかがでしょうか。
お忙しい時期かと思いますので、まだご確認前でしたら問題ございません。
現在ご検討予定がない場合も、その旨だけお知らせいただけましたら、こちらからの個別のご連絡はいったん控えさせていただきます。
もし追加で、
・価格表
・発注条件
・商品規格
・別商品のサンプル
などが必要でしたらご用意できます。
よろしくお願いいたします。
相手が、
「今回は必要ない」
と回答できる余地を作ることが大切です。
返信がない時に電話してもよい？
展示会や商談で具体的な相談があり、電話連絡について違和感がない相手であれば、電話で確認する方法もあります。
ただし、
「サンプルを送りましたが、どうでしたか？」
と突然感想を求めるのではなく、確認事項を絞ります。
【文例】
先日○○のサンプルをお送りした△△株式会社の□□です。
お忙しいところ失礼いたします。
商品が問題なく届いているかだけ確認したく、お電話しました。
もしまだご確認前でしたら、急いでいただく必要はございません。
相手が話せる状況であれば、その後の検討状況を確認します。
サンプルを無料で送り続ける前に確認したいこと
サンプル依頼があると、
「興味を持ってもらえた」
と感じます。
しかし、中には情報収集や個人的な利用を目的としているケースもあります。
商品原価や送料の負担が大きい場合は、サンプル送付前に最低限の確認を行いましょう。
・どのような会社か
・どのような用途を想定しているか
・現在何を扱っているか
・導入予定時期
・想定数量
・決裁に関わる人
・サンプル確認後の予定
すべてを質問する必要はありません。
ただし、
「とりあえず送ってください」
と言われるたびに無条件で送るのではなく、取引可能性を確認します。
サンプル送付先を見込み度で分ける
前回の展示会フォローと同じように、サンプル送付先も見込み度を整理すると対応しやすくなります。
A：具体的な検討段階
・導入時期が決まっている
・価格や条件を確認している
・具体的な数量について話している
・決裁者も確認予定
・サンプル後に商談予定
優先してフォローします。
B：興味はあるが時期未定
・商品に関心がある
・将来的な可能性がある
・現在は既存商品を扱っている
・商品入れ替え時期が先
再連絡時期を記録します。
C：情報収集段階
・サンプル希望のみ
・用途が不明確
・導入時期が分からない
・取引可能性を判断できない
過度な営業フォローは行わず、必要な情報提供にとどめます。
サンプル管理表に入れたい項目
サンプルを送る件数が増えたら、個人の記憶だけで管理しないようにしましょう。
スプレッドシートなどでも十分です。
【管理項目】
・会社名
・担当者名
・商品名
・サンプル依頼日
・発送日
・到着予定日
・依頼理由
・展示会や商談で話した内容
・見込み度
・1回目フォロー予定日
・1回目フォロー結果
・2回目フォロー予定日
・現在の検討状況
・次回連絡時期
・担当営業
重要なのは、
「サンプルを送ったか」
ではなく、
「送った後、次に何をするか」
が分かる状態にすることです。
サンプル送付数ではなく、その後の数字も確認する
販路開拓では、
「今月20社へサンプルを送りました」
という数字だけを見ても、成果は分かりません。
次の流れを確認します。
サンプル送付数
↓
確認済み企業数
↓
返信数
↓
具体的な検討企業数
↓
商談数
↓
見積もり数
↓
成約数
たとえば、
サンプル20社
↓
返信10社
↓
検討5社
↓
見積もり3社
↓
成約1社
となれば、どこで止まっているか確認できます。
サンプル送付数だけを増やすのではなく、その後の商談化率を改善することが重要です。
サンプルを送る資料も見直す
商品だけを箱に入れて送るより、検討に必要な情報を一緒に用意します。
商品によって異なりますが、たとえば次の内容です。
・商品名
・商品の特徴
・想定売価
・卸価格
・最小発注数
・納期
・賞味期限や使用期限
・保存方法
・商品サイズ
・ケース入数
・送料
・連絡先
相手がサンプルを見た後、
「価格はいくらだったかな」
「何個から頼めるのだろう」
となり、再度調べなければならない状態を減らします。
Web上にも商品情報を用意しておく
サンプルを確認した担当者が、社内で他の人へ説明することがあります。
その際、自社ホームページに、
・商品写真
・特徴
・利用場面
・導入事例
・取引条件
・よくある質問
・動画
などがあれば、共有しやすくなります。
PDF資料だけでなく、
「詳しくはこちらをご確認ください」
と案内できるページを用意しておくことも有効です。
特に、商品を使う場面や違いを文章だけで説明しにくい場合は、写真や動画を活用すると理解しやすくなります。
商品ページや動画を活用して、取引先候補へ商品の特徴を伝える方法については、動画・ホームページ関連の記事も参考にしてください。
展示会や営業後だけでなく、自社ホームページから継続的に商品情報を届ける方法については、Webマーケティング関連の記事でも紹介しています。
サンプルフォローで避けたい対応
毎日のように確認する
返信が欲しいからといって、短期間で何度もメールや電話をすることは避けましょう。
「まだ見ていませんか？」と責める
相手にも通常業務があります。
【避けたい文例】
先週お送りしましたが、まだご確認いただけていませんでしょうか。
【改善例】
まだご確認前でしたら問題ございません。ご都合のよいタイミングでご覧いただければ幸いです。
感想だけを求め続ける
「どうでしたか？」だけでは商談は進みにくくなります。
検討に必要な条件や次の時期を確認します。
返信がない相手へ新しい資料を大量に送る
返事がないからといって、次々にカタログや商品情報を送ると逆効果になることがあります。
相手に関係のある情報へ絞りましょう。
サンプルを送ったことを営業成果と考える
サンプル送付は商談の途中です。
その後の検討、見積もり、成約まで確認します。
サンプル送付後のフォローチェックリスト
サンプル送付前
・何に興味を持っているか確認した
・サンプルを確認する目的を聞いた
・担当者名を確認した
・到着後にこちらから連絡してよいか確認した
・次回連絡時期を決めた
発送時
・発送連絡を行った
・到着予定日を伝えた
・確認してほしいポイントを伝えた
・商品資料を同封した
・取引条件を確認できる資料を用意した
到着後
・問題なく届いたか確認した
・すぐに感想を催促していない
・具体的な質問をしている
・追加で必要な情報を確認した
・社内検討時期を確認した
返信があった後
・「良かった」で終わっていない
・取引条件を案内した
・検討時期を確認した
・次の担当者を確認した
・見積もりや商談が必要か確認した
・次回行動を決めた
返信がない場合
・短期間に何度も連絡していない
・2回目は短い文章にしている
・断りやすい回答欄を用意している
・一定期間後は個別営業を止めている
・次に連絡する理由や時期を記録している
まとめ：サンプルは「送った後」の設計が重要
サンプルを送ったのに返信がないからといって、商品への評価が悪かったとは限りません。
返信が来ない理由には、
・まだ確認できていない
・複数人で確認する必要がある
・他の商品と比較している
・取引条件が不足している
・社内で検討する時期ではない
・今回は見送るが断りにくい
などがあります。
そのため、
「商品はいかがでしたでしょうか？」
と感想を催促するだけではなく、
・問題なく届いたか
・検討に不足している情報はないか
・誰が確認するのか
・いつ頃検討するのか
・次に必要な資料は何か
を確認しましょう。
最も効果的なのは、サンプルを送る時点で、
「来週頃にこちらから一度ご連絡してもよいですか？」
と次の接点を決めておくことです。
これだけで、後日のフォローは催促ではなく、事前に決めた確認になります。
また、
「良かったです」
という回答をもらったことをゴールにしないことも大切です。
商品評価の次には、
・価格
・発注条件
・導入時期
・決裁者
・見積もり
・商談
を確認します。
一方で、今すぐ取引にならない企業を無理に追い続ける必要もありません。
商品入れ替え時期や次年度の検討時期など、次に必要になるタイミングを記録しておきましょう。
サンプルは、送ること自体が営業活動の成果ではありません。
サンプルをきっかけに相手の検討状況を知り、次の行動を決める。
そこまで設計することが、販路開拓を商談や取引へつなげるために重要です。
販路開拓、Web集客、商品PR、採用・人材育成など、中小企業の実務に役立つ情報をお役立ち情報ページで紹介しています。
販路開拓でお悩みの方へ
ローカルブランディング株式会社では、九州の中小企業向けに販路開拓支援「モノサポ」を提供しています。
商品を紹介するだけではなく、展示会後のフォロー、サンプル送付後の営業、提案資料、商品ページ、動画など、取引先候補が検討しやすい状態を作るための実務を支援しています。
「サンプルを送っても、その後の返事がない」
「いつ再連絡すればよいか分からない」
「商品は評価されるが取引まで進まない」
「営業担当者ごとにフォロー方法が異なる」
といった場合も、現在の商品や営業方法を確認しながら、優先して改善する内容を整理します。
各種支援に関するよくある質問もご確認いただけます。
販路開拓や商品PRについてお悩みの場合は、お気軽にご相談ください。