不採用通知メールの書き方｜応募者への配慮と文例・注意点
不採用通知メールとは？
不採用通知メールとは、採用選考の結果、今回は採用を見送ることになった応募者へ、その結果を伝える連絡です。
書類選考後に送る場合もあれば、面接後に送る場合もあります。
採用活動では、採用する人への連絡や入社準備を優先し、不採用となった応募者への連絡が後回しになることがあります。
しかし、応募者は結果が届くまで、次のような不安を抱えています。
選考はまだ続いているのか。
不採用になったのか。
いつまで待てばよいのか。
他社の選考を進めてよいのか。
会社から連絡を忘れられていないか。
結果が分からない状態が続くと、応募者の転職・就職活動にも影響します。
不採用通知は、応募者を評価したり、否定したりするための連絡ではありません。
選考に参加してくれたことへの感謝を伝え、選考が終了したことを分かりやすく知らせるための連絡です。
この記事では、中小企業が不採用通知メールを送る際の基本構成、文例、送信タイミング、不採用理由の伝え方、応募書類や個人情報の取り扱い、社内運用の注意点を解説します。
なぜ不採用通知の対応が重要なのか
不採用通知は、採用結果を伝えるだけの事務連絡に見えるかもしれません。
しかし、応募者にとっては、その会社と接する最後の機会になる可能性があります。
応募者は時間を使って選考に参加している
応募者は、求人を探し、応募書類を準備し、会社について調べたうえで応募しています。
面接がある場合は、日程を調整し、移動時間や準備時間も使っています。
そのため、選考結果を伝える際は、応募してくれたことや面接に参加してくれたことへの感謝を伝えることが大切です。
長い文章にする必要はありません。
短いメールでも、丁寧な言葉を選ぶことで印象は変わります。
不採用になった応募者も会社を見ている
応募者は、選考中だけでなく、選考結果の連絡からも会社の対応姿勢を見ています。
結果連絡が大幅に遅れる。
連絡予定日を過ぎても何も届かない。
冷たい一文だけが送られてくる。
応募書類の扱いが分からない。
このような対応は、会社への不信感につながる可能性があります。
応募者は、将来その会社のお客様、取引先、再応募者になることもあります。
採用の可否にかかわらず、最後まで丁寧に対応することが大切です。
採用担当者の対応漏れを防げる
不採用通知の文面や送信ルールが決まっていないと、担当者によって対応が変わります。
ある応募者には翌日に連絡した。
別の応募者には1週間連絡しなかった。
書類選考の結果を送り忘れた。
面接結果を誰が連絡するのか決まっていなかった。
このような対応漏れを防ぐためにも、通知文のテンプレートと対応期限を決めておくことが重要です。
不採用通知でよくある失敗
不採用通知では、文面だけでなく、送信タイミングや社内運用にも注意が必要です。
1. 結果連絡が遅い
最も避けたいのは、選考結果が決まっているのに連絡を後回しにすることです。
応募者は、結果を待ちながら他社の選考や今後の予定を考えています。
採否が決まったら、できるだけ早く連絡しましょう。
社内確認に時間がかかる場合も、面接時に伝えた結果連絡予定日を過ぎるのであれば、途中経過を連絡する方が丁寧です。
2. 感謝の言葉がない
たとえば、次のような文面だけでは、冷たい印象になりやすくなります。
「選考の結果、今回は不採用となりました。」
結果自体は伝わりますが、応募や面接への感謝がありません。
不採用通知では、
「このたびは当社求人にご応募いただき、ありがとうございました」
「先日は面接にお越しいただき、ありがとうございました」
などの一文を入れましょう。
3. 曖昧な表現で結果が分かりにくい
応募者への配慮を意識するあまり、結果が分かりにくくなることがあります。
「今回はご希望に添いかねる結果となりました」
という表現は一般的ですが、その前後に選考結果であることが分かる文章が必要です。
応募者が「保留なのか、不採用なのか」と迷わないように、選考が終了したことを分かりやすく伝えましょう。
4. 応募者を否定する表現を使う
不採用通知で、応募者の人格や能力を断定的に否定する表現は避けましょう。
能力が不足しています。
当社には向いていません。
コミュニケーション能力に問題があります。
年齢的に難しいです。
このような表現は、応募者を傷つけるだけでなく、採用判断への不信感にもつながります。
不採用通知では、必要以上に評価内容を伝えず、選考結果を簡潔に案内するのが基本です。
5. 応募書類の取り扱いが分からない
履歴書や職務経歴書を受け取っている場合、応募者は書類がどう扱われるのか気になることがあります。
返却するのか。
会社で廃棄するのか。
一定期間保管するのか。
電子データはどうするのか。
求人票や応募時の案内と運用をそろえ、不採用通知にも必要に応じて記載しましょう。
不採用通知を送るタイミング
不採用通知は、採用判断が確定した後、できるだけ早く送ることが大切です。
ただし、社内での最終確認が終わっていない段階で送信しないように注意しましょう。
書類選考後
書類選考で採用を見送る場合は、選考結果が確定した後に連絡します。
求人票や応募受付時に、
「書類選考結果は〇営業日以内にご連絡します」
と伝えている場合は、その期限内に連絡するようにします。
応募数が多い場合でも、結果通知をまとめて後回しにしすぎないようにしましょう。
面接後
面接後の不採用通知は、面接時に案内した期限内に送ります。
たとえば、
「選考結果は3営業日以内にご連絡します」
「〇月〇日までにご連絡します」
と伝えておくと、応募者も待つ期間を判断しやすくなります。
結果が予定より遅れる場合は、次のような途中連絡を入れることも検討します。
【文例】
〇〇様
先日は面接にお越しいただき、ありがとうございました。
選考結果につきまして、〇月〇日までにご連絡するとお伝えしておりましたが、社内確認にもう少し時間を要しております。
お待たせして申し訳ございませんが、〇月〇日までに改めてご連絡いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
採用候補者の返答待ちを理由に長期間保留しない
第一候補者の内定承諾を待ってから、他の応募者に結果を伝えたいと考える場合もあります。
ただし、その間、他の応募者を長期間待たせることになります。
判断に時間が必要な場合は、
選考中であること。
いつまでに結果を伝えるか。
追加確認が必要か。
を応募者に案内しましょう。
社内都合だけで連絡を止めない運用が大切です。
不採用通知メールの基本構成
不採用通知メールは、次の流れで作ると分かりやすくなります。
1. 件名
件名を見ただけで、採用選考に関する連絡だと分かるようにします。
【件名例】
選考結果のご連絡
書類選考結果のご連絡
面接選考結果のご連絡
【〇〇株式会社】選考結果のご連絡
「不採用のお知らせ」と直接書くこともできますが、応募者がメール一覧を開いた時の心理的負担に配慮し、「選考結果のご連絡」とする方法が一般的です。
2. 応募者の氏名
宛名には、応募者の氏名を正確に記載します。
氏名の漢字や敬称を間違えると、丁寧な文面でも印象を損ねます。
複数人へ一斉送信する場合でも、宛先や氏名の取り違えがないように確認しましょう。
3. 応募・面接へのお礼
書類選考の場合は応募へのお礼、面接後の場合は面接参加へのお礼を伝えます。
【文例】
このたびは、当社求人にご応募いただきありがとうございました。
先日はお忙しい中、面接にお越しいただきありがとうございました。
4. 選考結果
選考の結果、今回は採用を見送ることを伝えます。
【文例】
慎重に選考を行いました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
社内で検討いたしました結果、今回はご希望に添いかねる結果となりました。
過度に遠回しにせず、選考結果であることが分かる文章にします。
5. 応募書類の取り扱い
必要に応じて、応募書類の返却・廃棄などを案内します。
【文例】
お預かりした応募書類は、当社の規定に基づき適切に処理いたします。
お預かりした応募書類は、後日郵送にて返却いたします。
応募時に案内していた内容と異ならないように確認しましょう。
6. 結びの言葉
最後に、応募への感謝と今後を願う言葉を添えます。
【文例】
このたびのご応募に、改めて御礼申し上げます。
〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
形式的に見えすぎないようにしながらも、簡潔にまとめます。
書類選考後の不採用通知メール文例
【文例】
件名：【〇〇株式会社】書類選考結果のご連絡
〇〇様
このたびは、当社求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
お送りいただいた応募書類をもとに慎重に選考を行いました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご希望に添えない結果となりましたこと、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
なお、お預かりした応募書類につきましては、当社の規定に基づき適切に処理いたします。
このたびのご応募に、改めて御礼申し上げます。
〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
――――――――――
〇〇株式会社
採用担当 〇〇
電話番号：
メールアドレス：
――――――――――
面接後の不採用通知メール文例
【文例】
件名：【〇〇株式会社】面接選考結果のご連絡
〇〇様
先日はお忙しい中、当社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
面接でお伺いした内容をもとに社内で慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、ご希望に添えない結果となりましたこと、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
このたびは当社求人にご応募いただき、ありがとうございました。
〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
――――――――――
〇〇株式会社
採用担当 〇〇
電話番号：
メールアドレス：
――――――――――
アルバイト・パート向けの文例
アルバイト・パート採用では、正社員向けより少し簡潔な文章でも問題ありません。
ただし、応募や面接への感謝は必ず伝えましょう。
【文例】
件名：選考結果のご連絡
〇〇様
このたびは、当店求人にご応募いただき、ありがとうございました。
選考の結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
お忙しい中、面接にお越しいただきましたこと、改めて御礼申し上げます。
〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
〇〇店
採用担当 〇〇
求人媒体のメッセージで送る文例
Indeedなどの求人媒体内で連絡する場合も、基本構成はメールと同じです。
【文例】
〇〇様
このたびは当社求人にご応募いただき、ありがとうございました。
慎重に選考を行いました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
お忙しい中、選考にご参加いただきましたこと、改めて御礼申し上げます。
〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
〇〇株式会社
採用担当 〇〇
媒体内メッセージの場合でも、応募者名・会社名・担当者名を入れ、誰からの連絡か分かるようにしましょう。
不採用理由はどこまで伝えるべきか
応募者から、不採用理由を聞かれることがあります。
不採用理由をどこまで伝えるかは、会社の方針や選考状況に応じて慎重に判断する必要があります。
通知メールでは詳細を書きすぎない
通常の不採用通知では、評価内容を細かく書く必要はありません。
選考結果を簡潔に伝える形で問題ありません。
特に、次のような内容を文面に入れるのは避けましょう。
年齢。
性別。
家族構成。
結婚や出産予定。
出身地。
健康状態に関する一方的な判断。
応募者の人格に対する評価。
仕事への適性や能力とは関係のない事項を、不採用理由として扱わないことが大切です。
比較による表現にも注意する
次のような表現も避けた方が安全です。
他の応募者の方が若かったため。
他の応募者の方が見た目の印象が良かったため。
当社の雰囲気に合わないため。
女性または男性の方を採用したかったため。
「他の候補者との比較による総合的な判断」と伝える場合でも、仕事に関係のない基準で判断したと受け取られないように注意しましょう。
理由を伝える場合は事実に基づく
会社の方針として理由を伝える場合は、事実に基づき、簡潔に説明します。
【例】
今回の募集では〇〇の実務経験を必須としており、選考基準との間に差があったため。
募集している勤務曜日と、ご希望の勤務条件が合わなかったため。
今回お任せする業務内容と、ご希望の仕事内容に相違があったため。
ただし、理由を伝える前に、面接評価シートや求人条件と矛盾していないか確認しましょう。
担当者の感覚だけで回答しないことが大切です。
応募書類の返却・廃棄・保管
履歴書や職務経歴書には、氏名、住所、連絡先、職歴などの個人情報が含まれます。
そのため、不採用者の応募書類についても、社内で取り扱い方法を決めておく必要があります。
求人票や応募時の案内とそろえる
求人票や応募時の案内に、
応募書類は返却します。
応募書類は会社で責任を持って廃棄します。
選考終了後、一定期間保管した後に廃棄します。
と記載している場合は、その案内に沿って対応します。
担当者ごとに扱いを変えないことが大切です。
返却する場合
郵送で返却する場合は、誤送付を防ぐために住所と氏名を確認します。
履歴書だけでなく、職務経歴書、資格証明書の写しなど、返却対象に漏れがないかも確認しましょう。
返却予定日を不採用通知に記載すると、応募者も安心できます。
【文例】
お預かりした応募書類は、〇月〇日までに郵送にて返却いたします。
会社で処理する場合
会社で廃棄する場合は、一般ごみとして処分したり、誰でも閲覧できる場所に置いたりしないようにします。
紙の書類だけでなく、求人媒体からダウンロードした履歴書、メール添付ファイル、社内共有フォルダのデータなども対象です。
誰が、いつ、どの方法で処理するかを決めておきましょう。
将来の募集に利用する場合
不採用となった応募者の情報を、本人への説明なく別の募集や営業活動に利用しないように注意が必要です。
将来の求人案内などに利用したい場合は、応募者が想定できるように利用目的や取り扱いを整理し、必要な確認を行いましょう。
不採用通知で避けたい表現
不採用通知は、丁寧にしようとして文章が不自然になったり、反対に簡潔すぎて冷たくなったりすることがあります。
避けたい表現1：人格を否定する言葉
【避けたい例】
当社には向いていないと判断しました。
協調性が不足しています。
意欲が感じられませんでした。
能力が足りませんでした。
応募者の人格や能力を断定する表現は避けます。
避けたい表現2：結果が曖昧な文章
【避けたい例】
今回は少し難しい結果となりました。
今回は見送る方向となりました。
現時点では採用が難しい状況です。
保留なのか、不採用なのかが分かりにくい文章は、応募者を混乱させます。
避けたい表現3：過度に軽い言葉
【避けたい例】
残念ですが今回は不採用です。
また機会があればお願いします。
今回はご縁がありませんでした。
会社の雰囲気によっては柔らかい表現を使うこともありますが、応募者が選考に使った時間への配慮が伝わる文章にしましょう。
避けたい表現4：過度な期待を持たせる言葉
【避けたい例】
次回は採用できると思います。
今後必ず連絡します。
別の職種なら採用できる可能性があります。
実際に再選考や連絡を予定していない場合は、期待を持たせる表現を避けましょう。
電話で不採用を伝える場合
不採用通知はメールや求人媒体のメッセージで送ることが多いですが、状況によっては電話で伝える場合もあります。
最終面接まで進んだ。
複数回面接を実施した。
応募者と長くやり取りした。
本人から電話連絡を希望されている。
このような場合は、電話で丁寧に伝え、その後メールでも結果を残す方法があります。
電話での伝え方
【例】
〇〇様、先日は面接にお越しいただきありがとうございました。
選考結果についてご連絡いたしました。
社内で慎重に検討いたしましたが、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
お時間をいただいたにもかかわらず、ご希望に添えない結果となり申し訳ございません。
このたびは当社求人にご応募いただき、ありがとうございました。
電話では、長く説明しすぎず、落ち着いて結果を伝えます。
応募者が理由を尋ねた場合に、担当者がその場の感覚で回答しないよう、事前に対応方針を決めておきましょう。
不採用通知を仕組みにする方法
不採用通知は、担当者個人の判断に任せず、社内の採用フローに組み込みましょう。
1. 通知期限を決める
書類選考後。
一次面接後。
最終面接後。
それぞれ、採否決定後いつまでに連絡するかを決めます。
【例】
採否確定当日または翌営業日まで。
面接時に案内した期限内。
遅れる場合は期限前に途中連絡。
2. テンプレートを用意する
次のテンプレートを用意しておくと便利です。
書類選考後の不採用通知。
面接後の不採用通知。
求人媒体内メッセージ。
応募書類返却時の案内。
選考結果が遅れる場合の連絡。
テンプレートを使う場合も、応募者名、職種名、面接日などを確認してから送信しましょう。
3. 送信前の確認者を決める
不採用通知を送信する前に、採否が確定しているか確認します。
誰が採否を決めるのか。
誰がメールを作るのか。
誰が送信するのか。
誰が応募書類を処理するのか。
役割を決めておくことで、誤送信や連絡漏れを防ぎやすくなります。
4. 応募者管理表に記録する
応募者管理表には、次の項目を記録します。
応募者名。
応募職種。
面接日。
採否決定日。
不採用通知日。
通知方法。
応募書類の返却・処理状況。
対応担当者。
結果連絡を記録することで、「送ったつもり」の状態を防げます。
不採用通知を送る前のチェックリスト
不採用通知を送る前に、次の項目を確認しましょう。
応募者の氏名に間違いがないか。
応募職種に間違いがないか。
採否が正式に確定しているか。
件名から選考結果の連絡だと分かるか。
応募または面接へのお礼が入っているか。
不採用であることが分かりやすいか。
応募者の人格を否定する表現がないか。
仕事に関係のない理由を書いていないか。
他の応募者の個人情報が含まれていないか。
応募書類の取り扱いが社内方針と合っているか。
求人票や応募時の案内と矛盾していないか。
宛先を間違えていないか。
CCや一斉送信で他の応募者のアドレスが見えないか。
応募者管理表に通知日を記録したか。
このチェックを送信前に行うだけでも、誤送信や不適切な表現を防ぎやすくなります。
不採用通知も応募者対応の一部
採用活動では、採用する人への対応が優先されます。
しかし、不採用となった応募者も、求人を見て時間を使い、選考に参加してくれた人です。
採否にかかわらず、最後まで丁寧に対応することが大切です。
結果を早く伝える。
応募や面接への感謝を伝える。
必要以上に応募者を評価しない。
個人情報を適切に管理する。
応募書類の取り扱いを明確にする。
こうした基本を整えることで、採用担当者の対応負担も減らしやすくなります。
まとめ：不採用通知は簡潔さと配慮を両立する
不採用通知メールは、採用選考を終了することを応募者へ伝える連絡です。
中小企業が不採用通知を送る際に大切なのは、
採否が決まったら早めに連絡すること。
応募や面接への感謝を伝えること。
不採用であることを分かりやすく伝えること。
応募者の人格を否定する表現を避けること。
不採用理由を必要以上に書かないこと。
応募書類の返却・保管・廃棄方法を決めること。
個人情報を採用目的に必要な範囲で管理すること。
通知文と対応期限を社内で統一すること。
不採用通知は、冷たい文章にする必要も、長い説明をする必要もありません。
応募者への感謝を伝え、選考結果を簡潔かつ丁寧に知らせることが基本です。
結果連絡が遅れる、担当者によって文章が違う、応募書類の扱いが曖昧といった課題がある場合は、不採用通知のテンプレートと社内ルールを整えてみてください。
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