部下に「どれからやればいいですか？」と聞かれた時の対応｜管理職が優先順位を共有する方法

部下から、

「どれからやればいいですか？」

「AとB、どちらを優先すればいいでしょうか？」

「全部急ぎと言われていて、優先順位が分かりません」

と相談された。

管理職としては、

「期限が近いものからやればいい」

「自分で優先順位を考えてほしい」

と思うかもしれません。

しかし実際には、

上司から頼まれた仕事。

顧客から依頼された仕事。

他部署から急ぎと言われた仕事。

毎週決まっている通常業務。

途中で入ったトラブル対応。

などが同時に重なり、

本人だけでは判断しにくくなっている場合があります。

さらに、

A課長からは「これを最優先で」。

B部長からは「今日中にお願い」。

顧客からは「なるべく早く」。

と言われていれば、

本人からすると、

「全部優先度が高い」

状態です。

このような時に、

「自分で考えて」

とだけ返しても、優先順位を判断するための基準がなければ改善しません。

大切なのは、

管理職が毎回順番を決めること。

でも、

部下へすべて判断させること。

でもありません。

会社として、

何を優先するのか。

どの仕事なら後ろへずらしてよいのか。

期限変更が必要な時は誰へ相談するのか。

を共有していくことです。

この記事では、中小企業の管理職向けに、部下が仕事の優先順位を決められない主な原因、優先順位の考え方、仕事を追加する時に管理職が確認したいこと、社員自身が判断できるようになるための方法を解説します。

「期限が近い順」で決められない仕事もある

優先順位を決める時、

「締切が近いものから」

という考え方は分かりやすい方法です。

しかし、実際の仕事ではそれだけで決められないことがあります。

たとえば、

A：
明日までの社内資料

B：
3日後までの重要顧客への提案

という仕事があった場合です。

期限だけを見るとAが先です。

しかし、Bは、

・売上への影響が大きい
・他部署の作業も必要
・準備に時間がかかる

のであれば、Bにも早く着手する必要があります。

優先順位は、

「締切の近さ」

だけでなく、

・影響の大きさ
・必要な作業時間
・他者への影響
・後から取り返せるか
・顧客との約束

なども含めて考えます。

「全部急ぎ」になっていないか確認する

管理職自身が仕事を依頼する時、

「なるべく早く」

「急ぎで」

「できたら今日中に」

という言葉を多く使っていないでしょうか。

毎回「急ぎ」と言われると、部下にとっては優先順位を付けられません。

【避けたい例】

これ急ぎでお願いします。

【改善例】

このように、

「何と比べて優先なのか」

まで伝えると分かりやすくなります。

仕事を追加する時に「今持っている仕事」を確認する

新しい仕事を依頼する時、

【管理職】

これも今日中にお願い。

と追加する。

しかし、本人はすでに、

A：今日17時まで

B：明日朝まで

C：顧客から回答待ち

D：定例業務

を抱えているかもしれません。

そこで、

【文例】

これを今日中にお願いしたいのですが、今抱えている仕事で今日が期限のものは何がありますか？

と確認します。

新しい仕事を追加するなら、

「何を後ろへずらすか」

まで一緒に考えます。

「これを優先して」と言うなら、下げる仕事も決める

優先順位を上げるということは、何かの優先順位が下がるということです。

【避けたい状態】

これでは、優先順位ではありません。

【改善例】

こうすると、本人も安心してAへ集中できます。

「全部やって」は優先順位を部下へ押し付けている場合がある

忙しい時期に、

「どれも大事だから全部お願いします」

と伝えることがあります。

現実としてすべて必要な場合もあります。

しかし、現在の時間では物理的に終わらないのであれば、

本人の努力だけでは解決できません。

確認したいのは、

・期限を変えられる仕事
・別の社員へ移せる仕事
・今回はやらなくてよい仕事
・簡略化できる仕事

です。

管理職の役割には、

「仕事を追加すること」

だけでなく、

「やらない仕事を決めること」

も含まれます。

どれを優先するかではなく、そもそも現在の仕事量ではすべてを対応できない場合があります。社員から「これ以上増やせません」と言われた時は、業務量そのものから確認しましょう。

優先順位を4つの視点で考える

複雑な表を作らなくても、まず次の4点を確認すると整理しやすくなります。

1. 期限

いつまでに必要なのか。

今日。

今週。

今月。

で変わります。

2. 影響

遅れた場合に誰へ影響するのか。

・顧客
・他部署
・経営判断
・給与
・請求
・採用応募者

などです。

3. 所要時間

10分で終わる仕事と、5時間必要な仕事では着手タイミングが違います。

期限まで余裕があっても、長時間かかる仕事は早く始める必要があります。

4. 自分だけで完結するか

他部署。

取引先。

上司承認。

などが必要な仕事は、早めに動かなければ待ち時間が発生します。

期限だけでなく、この4つを合わせて判断します。

「緊急度×重要度」だけで終わらせなくてよい

優先順位の考え方として、

緊急度。

重要度。

に分ける方法があります。

有効な考え方ですが、現場では、

「全部重要に見える」

場合があります。

その時は、

【質問】

これが明日まで終わらなかった場合、誰が困りますか？

【質問】

これを今日1日止めても問題ありませんか？

【質問】

ほかの人の作業が、この仕事を待っていますか？

【質問】

今着手しないと後から間に合わなくなりますか？

と具体的に考える方が判断しやすくなります。

顧客から言われた仕事が必ず最優先とは限らない

社員は、

「お客様から頼まれたので急がなければ」

と考えやすいものです。

しかし、

顧客：
なるべく早くお願いします。

と言われた場合でも、

本当に今日必要なのか。

今週中でよいのか。

を確認できる場合があります。

【文例】

承知しました。○日まででしたら対応可能ですが、問題ございませんでしょうか。

と期限を確認することで、不要な緊急対応を減らせます。

「顧客から依頼された＝即対応」

ではなく、必要な期限を確認しましょう。

上司からの仕事が必ず最優先になる状態にも注意する

部下からすると、

「上司から直接言われた仕事」

は優先度が高く感じられます。

そのため、管理職が何気なく、

「これお願い」

と言っただけでも、

本人が通常業務を止めて着手する場合があります。

【文例】

と一言添えるだけでも違います。

管理職側も、依頼する仕事の優先度を伝えましょう。

複数の上司から指示が出る職場は調整役を決める

中小企業では、

社長。

部長。

課長。

他部署責任者。

から同じ社員へ仕事が依頼されることがあります。

すると本人は、

「誰の仕事を優先するべきか」

判断しにくくなります。

この場合、

本人に上司同士の優先順位を決めさせない方がよいでしょう。

【文例】

部下を板挟みにしないことが大切です。

他部署から直接依頼された仕事も把握する

管理職が把握している仕事だけでは、本人の業務量が見えないことがあります。

たとえば、

営業部から資料依頼。

経理から数字確認。

新人から質問。

店舗から問い合わせ。

などです。

一つひとつは短時間でも、積み重なると大きな負担になります。

【文例】

今週、私からお願いしている仕事以外に、他部署から直接依頼されているものはありますか？

と確認してみましょう。

他部署からの依頼や質問対応まで特定の中堅社員へ集まっている場合は、管理職から見えていない仕事の集中が起きていないかも確認してみましょう。

「見えない仕事」が優先順位を崩す

予定表には入っていないものの、日々発生する仕事があります。

・電話対応
・チャット
・問い合わせ
・新人からの質問
・突発的な修正
・トラブル対応
・会議後の細かな作業

です。

本人の予定表だけ見ると余裕がある。

しかし実際には細かな対応で時間がなくなっている。

という場合があります。

優先順位を考える時は、定例業務や細かな割り込みも確認しましょう。

仕事の途中で別の依頼が入った時のルールを決める

優先順位が崩れやすいのが、

「途中で新しい仕事が入った時」

です。

部下が、

Aを作業中。

↓

上司からBを依頼される。

↓

Aを止めてBを開始。

↓

別部署からCが来る。

↓

Bを止めてCへ。

となると、どの仕事も進みません。

【文例】

新しい仕事が入っても、今取り組んでいる仕事より優先か分からない場合は、切り替える前に一度確認してください。

と決めておく方法があります。

すぐ終わる仕事ばかり先にやらない

部下自身が優先順位を決めると、

「簡単に終わる仕事」

から処理する場合があります。

メール返信。

簡単な資料修正。

社内連絡。

などです。

処理件数は増えるので、

「仕事を進めている感覚」

を得やすくなります。

しかし、本当に重要な仕事が後回しになることがあります。

【文例】

今日終わらせるべき一番重要な仕事は何ですか？

と、一日の最初に確認する方法もあります。

難しい仕事を後回しにしていないか確認する

優先順位の問題に見えて、実際には、

「苦手な仕事を後回しにしている」

場合もあります。

たとえば、

顧客へ断りの連絡をする。

難しい資料を作る。

上司へ悪い報告をする。

などです。

期限まで余裕があることを理由に先送りし、最後に急ぎになることがあります。

【文例】

この仕事が後ろへ回っている理由は、ほかの仕事の優先度が高いからですか？それとも進め方で迷っている部分がありますか？

と確認すると、別の問題が見つかることがあります。

大きな仕事は最初の着手日も決める

1か月後が期限の仕事を、

「1か月後まで」

だけで管理すると、3週間着手しない可能性があります。

そこで、

【例】

「締切は遠いが、今から始める仕事」

を明確にします。

優先順位を毎朝すべて上司が決めない

部下が迷わないように、

毎朝管理職が、

1番。

2番。

3番。

とすべて順番を決める方法があります。

一時的には仕事が進みます。

しかし、本人が優先順位を考える機会は増えません。

慣れてきたら、

【文例】

今日の仕事で、あなたが最優先だと思っているものは何ですか？

と本人に考えてもらいます。

そのうえで必要な部分だけ修正します。

仕事の順番だけでなく、細かな判断まで毎回管理職へ確認してくる場合は、本人が自分で決めてよい範囲そのものが曖昧になっていないかも確認しましょう。

「なぜそれを先にするのか」を聞く

部下が、

「今日はAからやります」

と答えたら、

【文例】

Aを先にする理由は何ですか？

と確認してみます。

たとえば、

「期限が今日だから」

だけでなく、

「Aが終わらないとBさんが次の作業へ進めないためです」

と答えられれば、影響まで考えられています。

正しい順番だけを覚えるのではなく、

「優先順位を判断する考え方」

を身につけてもらいます。

管理職の考え方を言葉にする

管理職は経験から、

「これは先」

「これは後」

と直感的に判断できることがあります。

しかし、部下にはその理由が分かりません。

【文例】

と説明します。

これを繰り返すと、部下も判断基準を学べます。

優先順位を変えた理由も伝える

午前中はAが最優先だった。

しかし午後に重大なトラブルが発生し、Bへ変更した。

このように仕事の優先順位は変わります。

その時、

「やっぱりBからやって」

だけでなく、

【文例】

と理由まで伝えます。

優先順位は固定ではなく、状況によって変わることも学べます。

「途中までやったから最後まで」を優先しすぎない

仕事を途中まで進めると、

「せっかくここまでやったから終わらせたい」

と思うことがあります。

しかし、より重要な仕事が発生した場合は切り替えが必要です。

一方、何度も仕事を切り替えると効率が下がります。

そのため、

本当に今切り替える必要があるか。

今日中でなくてもよいか。

管理職側も確認しましょう。

部下に仕事を振る前に管理職同士で優先順位を揃える

複数の管理職がそれぞれ、

「自分の仕事が最優先」

と考えていると、現場の社員が調整役になります。

これは避けたいところです。

【例】

この場合は、

「本人に決めてもらう」

のではなく、必要に応じて管理職間で調整します。

「仕事を断れない社員」ほど確認する

頼まれると、

「分かりました」

とすべて引き受ける社員がいます。

その結果、

期限直前になって、

「終わりません」

となる場合があります。

仕事を依頼された時点で、

【文例】

現在AとBを持っているため、今日中ですとすべては難しそうです。どちらを優先すればよいでしょうか。

と相談してよいことを伝えます。

「引き受けること」

だけが良い対応ではありません。

仕事を追加された時の相談文を教える

部下が優先順位を相談しやすいように、簡単な伝え方を共有しておく方法があります。

【文例】

ここまで整理して相談してもらえば、管理職も判断しやすくなります。

「忙しいです」ではなく仕事を見える化する

部下から、

「忙しくてできません」

と言われた場合、

本人の感覚だけでは判断しづらいことがあります。

そこで、

・仕事
・期限
・所要時間
・現在の状態

を簡単に並べます。

【例】

これだけでも、どの仕事を調整するか考えやすくなります。

タスク管理を細かくしすぎない

優先順位を整理するために、

複雑な管理表。

細かなポイント制度。

大量のステータス。

を作る必要はありません。

管理すること自体に時間がかかると、本来の仕事が進みません。

最低限、

仕事。

期限。

優先度。

担当。

状態。

程度から始めても十分です。

一日の途中で優先順位を見直す時間を作る

突発対応が多い職場では、朝決めた予定どおりに進まないことがあります。

その場合、

昼。

15時。

などに短く、

「今日中に終わらせるものは変わったか」

を確認する方法があります。

毎回長い会議をする必要はありません。

数分で十分です。

優先順位が頻繁に変わりすぎていないか管理職側も見る

部下が仕事を終えられない原因が、

本人の優先順位付け。

ではなく、

管理職が何度も優先順位を変えている。

こともあります。

朝：
Aが最優先。

10時：
Bを急いで。

13時：
やっぱりC。

16時：
Aはまだ？

となれば、本人も仕事を完了しにくくなります。

緊急変更は必要ですが、管理職側も、

「本当に今変更する必要があるか」

を確認しましょう。

優先順位の変更履歴が多い仕事は原因を確認する

毎週同じように、

予定していた仕事が後回しになる。

という場合があります。

原因として、

・突発業務が多すぎる
・会議が多い
・人員不足
・期限設定が厳しい
・顧客対応が一人へ集中
・仕事量そのものが多い

可能性があります。

個人の時間管理だけでは解決できない問題かもしれません。

管理職が「重要だが急ぎではない仕事」を守る

優先順位を現場に任せきると、

毎日の急ぎ仕事。

顧客対応。

トラブル。

に時間が使われ、

・マニュアル作成
・新人教育
・業務改善
・振り返り
・採用準備

などが後回しになりやすくなります。

これらは今日やらなくても困らない一方、ずっとやらなければ将来困る仕事です。

管理職が、

【文例】

と確保する方法もあります。

会議で業務改善や教育を行うと決めても、担当者や期限、途中確認が曖昧であれば、日々の急ぎ業務に押されて実行されないことがあります。

「重要だが急ぎではない仕事」がいつも消えるなら予定化する

業務改善。

教育。

情報共有。

マニュアル。

などを、

「時間が空いたらやる」

にすると、多くの場合時間は空きません。

最初から予定へ入れます。

「優先順位を高くする」

だけでなく、

「時間を確保する」

ことも必要です。

部下が自分で優先順位を付けられるようになる段階

いきなり完全に任せる必要はありません。

段階1

管理職が優先順位を決め、理由を説明する。

段階2

部下が優先順位案を作り、管理職が確認する。

段階3

部下が自分で進め、変更が必要な時だけ相談する。

段階4

通常業務は本人判断。大きな影響がある時だけ報告する。

経験に合わせて任せる範囲を広げます。

優先順位を本人へ任せ始めた後も、進め方が気になるたびに管理職が仕事を取り上げてしまうと、本人が判断する経験を積みにくくなります。

優先順位を間違えた時も理由を確認する

部下が、

重要度の低い仕事を先にしていた。

だからといって、

「優先順位が分かっていない」

だけで終わらせません。

【文例】

今回、AよりBを先にした理由を教えてもらえますか？

と確認します。

すると、

「Bは社長から直接頼まれたので最優先だと思いました」

という理由が出るかもしれません。

管理職側が、

「誰から頼まれたかではなく、顧客への影響で判断する」

という基準を伝えられます。

結果だけでなく判断過程を振り返る

優先順位付けを育てるには、

正解。

不正解。

だけを見るのではなく、

「なぜその順番にしたのか」

を見ることが重要です。

結果的にうまくいっていても、判断理由が偶然だった場合があります。

逆に、結果的に問題が起きても、当時の情報では合理的な判断だったかもしれません。

判断過程を確認しましょう。

部下の優先順位で管理職が確認したいチェックリスト

仕事を依頼する時

・具体的な期限を伝えた
・「急ぎ」を多用していない
・現在持っている仕事を確認した
・新しい仕事を優先する場合、下げる仕事も決めた
・今すぐ着手する必要があるか伝えた

部下が複数業務を持っている時

・期限だけで判断していない
・顧客や他部署への影響を確認した
・必要な作業時間を確認した
・他者の回答待ちになる仕事を確認した
・見えにくい細かな業務も把握した

複数の上司・部署が関係する時

・部下を調整役にしていない
・管理職同士で必要に応じて調整した
・他部署からの直接依頼を把握した
・誰の依頼かだけで優先順位を決めていない

部下を育成する時

・毎回上司が順番を決めていない
・本人に優先順位案を考えてもらった
・「なぜその順番か」を確認した
・管理職の判断理由を伝えた
・経験に応じて任せる範囲を広げた

仕事量そのもの

・すべての仕事を予定どおり求めていない
・期限変更できる仕事を確認した
・他の社員へ移せる仕事を確認した
・やめられる仕事がないか確認した
・優先順位ではなく仕事量そのものが問題ではないか確認した

管理職側

・優先順位を頻繁に変更しすぎていない
・変更する場合は理由を伝えた
・重要だが急ぎではない仕事の時間を守っている
・部下からの相談を「自分で考えて」で終わらせていない

まとめ：「どれからやる？」を社員だけの判断にしない

部下から、

「どれからやればいいですか？」

と聞かれると、

「もう少し自分で考えてほしい」

と思うことがあります。

しかし、複数の仕事について、

全部急ぎ。

全部重要。

複数の上司から指示。

通常業務もそのまま。

という状態なら、本人だけで判断するのは難しくなります。

まず管理職側が、

仕事を追加する時に、

「今持っている仕事は何か」

を確認しましょう。

そして、新しい仕事を優先するなら、

「何を後ろへずらすのか」

まで決めます。

優先順位を考える際も、

期限だけではなく、

・影響
・所要時間
・他の人の仕事が待っているか
・後から取り返せるか

を確認します。

また、管理職が毎回順番を決め続ける必要もありません。

最初は、

「今回はAを先にします。理由は○○です」

と考え方を伝える。

次に、

「あなたならどの順番にしますか？」

と本人へ考えてもらう。

その理由を確認する。

こうして少しずつ、本人が優先順位を判断できる範囲を広げます。

大切なのは、

「自分で優先順位を決めてください」

と任せることではありません。

会社として何を大切にするのか。

どの状態なら仕事の順番を変えるのか。

いつ上司へ相談するのか。

という判断基準を共有することです。

そして、仕事量そのものが多すぎる場合には、

優先順位の付け方を指導するだけでなく、

期限を変える。

仕事を減らす。

担当を変える。

という管理職側の判断も必要です。

優先順位とは、

「全部の仕事をうまくこなす順番」

ではありません。

限られた時間の中で、

「今、何を優先し、何を後にするか」

を決めることです。

その判断を管理職と社員の間で共有できるようにすることが、急ぎ仕事に振り回されず、社員自身が考えて動ける組織づくりにつながります。

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「いつも一部の社員だけが忙しい」

「管理職が毎回仕事の優先順位を決めている」

「急ぎ仕事ばかりで業務改善や教育が進まない」

「仕事量そのものを一度整理したい」

といった場合も、現在の業務や役割を確認しながら、優先して改善する内容を整理します。

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