頼みやすい中堅社員に仕事が集中する原因｜管理職が見直したい「できる人への偏り」
急ぎの仕事が発生した時、
「○○さんなら早いからお願いしよう」
「この仕事は、あの人に任せれば安心だ」
と考え、いつも同じ中堅社員へ仕事を頼んでいないでしょうか。
本人も、
「分かりました」
「やっておきます」
と引き受けてくれる。
大きなミスもなく、期限にも間に合わせてくれる。
管理職からすると、とても頼りになる存在です。
しかし、その状態が続くと、
「仕事ができる人に、さらに仕事が集まる」
という偏りが生まれます。
一方では、経験豊富な社員が通常業務に加えて、
・新人からの質問対応
・急ぎ案件
・他の社員のフォロー
・管理職からの依頼
・会議資料の作成
・トラブル時の対応
まで抱えている。
その一方で、他の社員には仕事を任せる機会が少なく、経験が増えない。
この状態が続けば、頼られている中堅社員だけでなく、チーム全体の育成にも影響します。
特に注意したいのは、本人が不満を言っていない場合です。
真面目で責任感のある社員ほど、
「自分がやった方が早い」
「断ると周囲が困る」
と考え、限界に近づくまで引き受けることがあります。
この記事では、中小企業の管理職向けに、頼みやすい中堅社員へ仕事が集中する原因、本人が断れなくなる背景、管理職が確認したいサイン、仕事の偏りを改善する方法を解説します。
「仕事ができる人に任せる」は間違いなのか
仕事ができる社員へ重要な業務を任せること自体は問題ではありません。
経験や能力に応じて役割を分担することは、組織を運営するうえで必要です。
特に、
・重要な顧客対応
・専門知識が必要な仕事
・期限が迫った案件
・トラブル対応
などでは、経験者へ任せる判断が必要な場合があります。
問題になるのは、
「毎回同じ社員へ任せる」
ことが習慣になり、本人の業務量や他の社員の育成機会を確認しなくなることです。
管理職は、
「この人ならできるか」
だけではなく、
「今この人へ任せることが、チーム全体にとって適切か」
まで確認する必要があります。
頼みやすい社員に仕事が集中する主な原因
断らないので頼みやすい
管理職から仕事を頼んだ時に、
「今は難しいです」
「他の仕事との優先順位を確認したいです」
と返す社員もいれば、
「分かりました」
とすぐに引き受ける社員もいます。
当然、後者の方が仕事を頼みやすくなります。
しかし、
「引き受けた＝余裕がある」
とは限りません。
本人が、
・上司の依頼を断りにくい
・期待に応えたい
・他の社員へ迷惑をかけたくない
・評価を下げたくない
・自分が行った方が早いと思っている
ために引き受けている可能性があります。
管理職側から業務量を確認することが大切です。
説明する時間が必要ない
経験豊富な中堅社員であれば、
「これ、いつもの形でお願いします」
という短い説明だけで仕事が進みます。
一方、経験の浅い社員へ任せる場合は、
・目的を説明する
・手順を教える
・途中で確認する
・修正する
といった時間が必要です。
忙しい管理職ほど、
「今は教えている時間がないから、○○さんへ頼もう」
と判断しやすくなります。
その結果、経験者へ仕事が集中し、経験の浅い社員はいつまでも育たないという循環が起こります。
失敗されると困る
管理職が、
「この仕事は絶対に失敗できない」
と考えるほど、信頼できる社員へ任せる傾向が強くなります。
もちろん、すべての仕事を育成目的で任せる必要はありません。
しかし、ほとんどの仕事を、
「失敗できないから」
という理由で経験者へ集中させると、他の社員が経験する機会がなくなります。
仕事を、
・失敗すると重大な影響があるもの
・途中で修正できるもの
・管理職が確認すれば任せられるもの
に分けて考えましょう。
中堅社員が自分で仕事を拾っている
管理職が直接頼んでいなくても、中堅社員自身が仕事を引き受けている場合があります。
たとえば、
新人が困っている。
↓
中堅社員が代わりに対応する。
他部署から質問が来る。
↓
中堅社員が自分で回答する。
顧客から急ぎの依頼が来る。
↓
中堅社員が予定を変更して対応する。
周囲を助けること自体は良い行動です。
しかし、これが日常化すると、管理職からは本人がどれだけの仕事を抱えているか見えなくなります。
管理職自身が業務量を把握していない
本人が担当している正式な仕事は分かっていても、
・後輩からの質問対応
・他部署との調整
・資料の事前確認
・新人教育
・会議後のフォロー
・トラブル時の相談対応
といった「見えにくい仕事」まで把握できていない場合があります。
表面上の担当業務だけを見ると余裕があるように見えても、実際には多くの調整業務を抱えていることがあります。
中堅社員に集中しやすい「見えにくい仕事」
新人からの質問対応
新人が、
「分からないことは○○さんに聞く」
状態になると、中堅社員の仕事が何度も中断されます。
質問に答える時間が1回5分でも、1日に何度もあれば大きな負担になります。
他の社員の確認作業
正式な上司ではないにもかかわらず、
「一度○○さんに見てもらおう」
と資料や文章を確認してもらっている場合があります。
本人は自分の仕事に加え、実質的なチェック担当になっています。
管理職と現場の調整
管理職から、
「現場のメンバーに伝えておいてください」
と頼まれ、現場からは、
「上司へ確認してもらえますか」
と頼まれる。
中堅社員が双方の連絡役になることで、調整業務が増えます。
欠員時のフォロー
誰かが休んだ際に、
「○○さんなら分かるから」
という理由で中堅社員が代わりに対応することがあります。
一時的であれば問題ありませんが、毎回同じ社員へ集中していないか確認しましょう。
トラブル時の対応
問題が起きると、
「まず○○さんに聞こう」
という状態になっている場合があります。
正式な役職がなくても、実質的に現場責任者のような役割を担っていることがあります。
会議や資料作成
現場のことを理解しているという理由で、
・会議資料
・売上集計
・報告書
・マニュアル
・新人向け資料
なども追加されやすくなります。
これらは一つずつ見ると小さくても、積み重なると大きな負担になります。
相談対応が管理職へ集中している場合は、中堅社員への仕事の偏りだけでなく、管理職自身が相談を抱え込んでいないかも確認しましょう。
「仕事ができるから大丈夫」と判断しない
仕事が集中していても、中堅社員が期限を守り続けている場合があります。
管理職は、
「これだけ任せてもこなせている」
と考えるかもしれません。
しかし、本人が次のような方法で対応している可能性があります。
・休憩時間を削っている
・残業している
・自分の仕事を後回しにしている
・他の社員へ見えないところで対応している
・仕事の質を下げて何とか間に合わせている
・休日に準備している
成果が出ていることと、余裕があることは別です。
結果だけでなく、どのような働き方で結果を出しているかも確認しましょう。
中堅社員が仕事を断れない理由
上司からの依頼を断りにくい
管理職は、
「無理なら言ってください」
と伝えていても、部下からすると断りにくい場合があります。
特に、
「急ぎだからお願い」
「あなたしか頼めない」
「いつも助かっています」
と伝えられると、断りにくくなります。
頼られることが評価だと思っている
中堅社員自身も、
「頼られること＝評価されていること」
と感じている場合があります。
仕事を断ると、自分の価値が下がるように感じることもあります。
管理職は、引き受ける量だけでなく、
・他の社員へ教えた
・仕事を整理した
・適切に断った
・早めに相談した
といった行動も評価する必要があります。
周囲が忙しいことを知っている
本人が、
「自分が断れば、もっと大変な人へ行く」
と考えている場合があります。
チーム全体が忙しい職場では、誰か一人が我慢することで仕事が回ってしまうことがあります。
自分でやった方が早いと思っている
中堅社員自身も、
「新人に説明するより、自分でやった方が早い」
と考えて仕事を引き取ることがあります。
管理職だけでなく、中堅社員自身も仕事を抱え込む状態です。
短期的な効率だけではなく、次回から誰ができるようになるかを考える必要があります。
仕事が集中している時に見られやすい変化
仕事量が増えても、本人から不満が出るとは限りません。
次のような変化がないか確認しましょう。
本人から不満が出ていなくても、以前との会話や働き方の変化を確認することが大切です。
時間の変化
・残業が増えた
・休憩時間が短くなった
・出社が早くなった
・退社が遅くなった
・昼休みに仕事をしている
・休日や夜間にも連絡している
会話の変化
・「大丈夫です」が増えた
・以前より相談しなくなった
・雑談が減った
・返事が短くなった
・依頼時に少し間が空くようになった
・他の社員への声かけが減った
仕事の変化
・細かなミスが増えた
・提出が期限直前になった
・以前より仕事の質が不安定になった
・改善提案をしなくなった
・新しい仕事へ消極的になった
・自分の担当外の仕事を避けるようになった
チームとの関係の変化
・新人への質問対応を避ける
・他の社員へ仕事を振ることが増える
・会議で発言しなくなる
・「それは私の担当ではありません」と言うことが増える
こうした変化は、必ずしも業務過多だけが原因とは限りません。
一つの変化だけで判断せず、以前との違いを確認しましょう。
仕事の集中と同時に会議での発言も減っている場合は、本人が職場への関わりを減らしていないか確認しましょう。
仕事を頼む前に確認したい3つのこと
1. 今、何を持っているか
新しい仕事を頼む前に、本人が現在抱えている仕事を確認します。
【文例】
2. 何を後ろへずらすか
新しい仕事を追加する場合、既存の仕事をそのままにしないことが大切です。
【文例】
「追加する」だけではなく、「何を減らすか」を考えます。
3. 本人でなければならない理由があるか
管理職自身へ問いかけます。
・経験が必要だからか
・単に説明が楽だからか
・他の社員でも途中確認があればできるか
・育成のために別の社員へ任せられないか
「いつもの人だから」という理由だけで任せていないか確認しましょう。
仕事を頼む時の声かけ例
現在の業務量を確認する
【文例】
優先順位を一緒に変える
【文例】
断ってもよいことを具体的に伝える
【文例】
別の社員と組ませる
【文例】
中堅社員がすべて実行するのではなく、経験を他の社員へ移す役割に変えます。
「○○さんしかできない仕事」を減らす
特定の社員に仕事が集中している場合、
「その人しかできない仕事」
が多くなっている可能性があります。
本当に専門性が必要な業務もあります。
一方で、
「長く担当しているため、他の人がやったことがない」
だけの場合もあります。
業務を書き出す
まず、その社員が行っている仕事を一覧にします。
・毎日行う仕事
・毎週行う仕事
・毎月行う仕事
・トラブル時だけ行う仕事
・他の社員から頼まれて行う仕事
・管理職から頼まれて行う仕事
正式な担当業務以外も含めます。
3つに分ける
それぞれの仕事を、
- 本人にしかできない
- 教えれば他の社員にもできる
- そもそもやめられる
に分けます。
実際には、2と3に該当する仕事が見つかることがあります。
順番に引き継ぐ
一度にすべてを移す必要はありません。
まずは、
・定型作業
・過去例がある仕事
・途中確認できる仕事
・失敗しても修正できる仕事
から別の社員へ移します。
中堅社員を「教える人」にする時の注意点
仕事を分散するために、
「今後は新人へ教えてください」
と中堅社員へ教育役を任せることがあります。
しかし、本人の仕事を減らさず教育だけ追加すると、さらに負担が増えます。
頼れる中堅社員へ実務と教育の両方が集中すると、管理職への昇進を負担の増加として捉える原因にもなります。
教育時間を業務として確保する
【避けたい状態】
通常業務100％
＋
新人教育
ではなく、
通常業務80％
＋
新人教育20％
のように、教育する時間も仕事として考えます。
何を教えるかを決める
すべての質問を中堅社員へ集めず、
・この業務は○○さん
・この内容は管理職
・この手順はマニュアル
と分けます。
教え方まで本人任せにしない
中堅社員が独自に教材や説明方法を作り続けると、それも負担になります。
会社として共通の資料やチェックリストを用意しましょう。
仕事が少ない社員へ単純に振ればよいわけではない
業務を分散する際、
「今、手が空いている人」
へそのまま移すだけではうまくいかない場合があります。
確認したいのは、
・必要な経験があるか
・本人が理解できる仕事か
・教える時間を確保できるか
・途中確認ができるか
・本人の成長につながるか
です。
経験が少ない場合でも、仕事を細かく分ければ任せられることがあります。
【例】
これまで：
中堅社員が資料作成から最終確認まで担当
↓
変更後：
若手社員がデータ入力と下書きを担当
中堅社員が確認
管理職が最終判断
最初から100％移す必要はありません。
他の社員へ業務を移す際に途中で管理職や中堅社員が仕事を取り戻してしまう場合は、任せる範囲や進捗確認の方法も見直しましょう。
業務分担を「人数」ではなく「負荷」で見る
管理職が、
「全員に5件ずつ仕事を振っている」
ため公平だと思っていても、実際の負荷は異なる場合があります。
同じ1件でも、
・5分で終わる仕事
・半日かかる仕事
・顧客との調整が必要な仕事
・精神的な負担が大きい仕事
・他の社員から質問される仕事
があります。
案件数だけではなく、
・必要時間
・難易度
・責任
・調整相手
・期限
・緊急性
を含めて確認しましょう。
管理職が把握しにくい「調整業務」を見える化する
中堅社員へ仕事が集中する原因として、特に見落としやすいのが調整業務です。
【例】
・新人の質問対応
・他部署との確認
・顧客への事前連絡
・会議資料の取りまとめ
・他の社員の進捗確認
・管理職への報告
・ミス発生時のフォロー
これらは成果物として残りにくいため、管理職から見えないことがあります。
1週間だけでも、
「予定外に対応した仕事」
を記録してもらうと実態を把握しやすくなります。
ただし、監視のためではなく、業務分担を見直す目的で行うことを説明しましょう。
中堅社員本人にも仕事を手放してもらう
管理職が仕事を減らそうとしても、本人が、
「自分でやります」
と手放さない場合があります。
その背景には、
・人に任せるより早い
・品質が心配
・自分の役割がなくなる気がする
・後輩へ負担をかけたくない
・教えるのが苦手
といった理由があります。
【文例】
役割を減らすのではなく、役割を変えることを伝えます。
仕事を分散した後に確認すること
業務を別の社員へ移したら、そこで終わりではありません。
中堅社員の負担が本当に減ったか
空いた時間に新しい仕事をすぐ追加すると、何も変わりません。
まず、残業や中断時間が減っているか確認します。
新しく担当した社員が困っていないか
任された社員へも、
・どこで迷ったか
・必要な情報はそろっているか
・相談先は分かるか
を確認します。
中堅社員が仕事を取り戻していないか
後輩が少し時間をかけているからといって、中堅社員が途中で仕事を引き取ってしまう場合があります。
管理職が支援しながら、一定の範囲は最後まで任せます。
マニュアルや仕組みに残せないか
引き継ぎ時に出た質問を、次回のために残します。
一度教えた内容を繰り返し説明しない仕組みにしましょう。
頼りになる社員を評価する時に注意したいこと
中堅社員が多くの仕事を引き受けていると、
「誰よりも頑張っている」
として高く評価されることがあります。
しかし、
「仕事を抱え込んでいること」
だけを評価すると、本人も仕事を手放しにくくなります。
評価したいのは、たとえば次のような行動です。
・周囲へ仕事を教えた
・業務を標準化した
・早めに負荷を相談した
・適切に仕事を分担した
・後輩が一人でできるよう支援した
・管理職へ問題を早めに共有した
・自分しかできなかった仕事を減らした
「自分が全部やる人」だけでなく、「周囲ができる状態を作る人」も評価しましょう。
仕事の偏りを確認するチェックリスト
管理職側
・急ぎの仕事を毎回同じ社員へ頼んでいない
・本人の業務量を確認してから依頼している
・新しい仕事を追加する時に、減らす仕事も決めている
・「あなたしか頼めない」と頻繁に言っていない
・経験の浅い社員へ教える時間を確保している
・失敗を恐れて経験者だけへ仕事を集中させていない
・調整業務も仕事として把握している
・本人が断りやすい聞き方をしている
中堅社員の状態
・残業が増えていない
・休憩を取れている
・新人からの質問が集中していない
・他部署からの相談窓口になりすぎていない
・会議資料や確認業務を抱えすぎていない
・最近「大丈夫です」ばかりになっていない
・改善提案や発言が減っていない
・新しい仕事を避けるようになっていない
チーム全体
・仕事の担当者が固定されすぎていない
・複数人が対応できる業務が増えている
・判断基準が共有されている
・マニュアルやチェックリストがある
・新人の相談先を分散している
・管理職不在でも一定の仕事が進む
・誰かが休んでも業務が止まらない
「あの人に任せれば安心」が危険な状態になる時
管理職にとって、
「あの人に任せれば安心」
と思える社員がいることは心強いことです。
しかし、
・その社員が休むと仕事が止まる
・新人がすべてその社員へ質問する
・管理職も困ったらその社員へ頼む
・他部署からも直接依頼される
・本人しか知らない仕事が増えている
という状態になっていれば、組織としてはリスクがあります。
本人の能力が高いからこそ、知識や経験をチームへ広げることが重要です。
まとめ：頼れる社員に頼り続けることを、育成と混同しない
頼みやすい中堅社員へ仕事が集中する背景には、次のような理由があります。
・依頼を断らない
・説明する時間が少なくて済む
・失敗されると困る
・本人が自分で仕事を拾っている
・調整業務が管理職から見えていない
・他の社員へ任せる機会が少ない
頼れる社員へ重要な仕事を任せること自体は問題ではありません。
しかし、
「できるから」
という理由だけで仕事を追加し続ければ、本人の負担は増えていきます。
また、他の社員へ仕事を任せる機会がなくなり、チーム内の能力差も広がります。
仕事を頼む前には、
・現在何を抱えているか
・新しい仕事を優先するなら何を後ろへずらすか
・本当にその社員でなければできない仕事か
を確認しましょう。
そして、
「○○さんしかできない」
仕事を少しずつ減らし、
「○○さんがいなくても一定の範囲で進められる」
状態を作ります。
中堅社員の役割は、すべての仕事を引き受けることではありません。
経験を周囲へ渡し、後輩ができる仕事を増やすことも、中堅社員だからこそ担える大切な役割です。
そのためには、教育や調整に使う時間も正式な仕事として扱う必要があります。
頼りになる社員へ仕事を集中させ続けるのではなく、その人の経験をチーム全体へ広げる。
それが、本人の負担軽減だけでなく、次の中堅社員や管理職候補を育てることにもつながります。
管理職・中堅社員の育成でお悩みの方へ
ローカルブランディング株式会社では、九州の中小企業向けに、採用・定着支援「ヒトサポ」を提供しています。
求人を出して応募を集めるだけではなく、仕事の分担、中堅社員の育成、仕事の任せ方、1on1、管理職の役割整理、特定の社員へ仕事が集中しない仕組みづくりまで、現場の状況に合わせて実務面から支援しています。
「頼れる社員へ仕事が集中している」
「中堅社員の残業や負担が増えている」
「他の社員へ仕事を任せても育たない」
「特定の社員が休むと仕事が止まってしまう」
といった場合も、現在の業務分担や育成方法を確認しながら、優先して改善すべき内容を整理します。
採用・定着支援に関するよくある質問もご確認いただけます。
管理職・中堅社員の育成や社員定着についてお悩みの場合は、お気軽にご相談ください。