退職者が出た後、残った社員に仕事を振り分ける時の注意点｜負担の偏りを防ぐ方法

社員から退職の申し出があった。

後任をすぐに採用できるとは限らないため、

「この仕事は○○さん」

「こちらは△△さん」

と、残った社員へ担当業務を振り分ける。

中小企業では珍しくない対応です。

しかし、退職者が担当していた仕事をそのまま残った人数で分けるだけでは、

「一見すると業務は回っているものの、一部の社員だけ負担が急激に増えている」

という状態になることがあります。

特に注意したいのが、

・仕事が早い人
・断らない人
・経験が長い人
・退職者の業務を理解している人
・新人から頼られている人

への集中です。

管理職からすると、

「今だけだから」

「採用できるまでお願いしたい」

という判断でも、後任がなかなか決まらなければ、その状態が数か月続くことがあります。

さらに、

「退職した人がやっていた仕事だから必要だろう」

と考え、業務そのものを見直さず引き継ぐと、本来はやめられる仕事まで残り続けます。

社員が一人減った時に最初に考えたいのは、

「誰に仕事を振るか」

だけではありません。

「この仕事は今後も必要なのか」

「頻度を減らせないか」

「やめられないか」

「仕組み化できないか」

まで含めて確認することが大切です。

この記事では、中小企業の管理職向けに、退職者が出た後の仕事の振り分け方、残った社員へ負担が集中する原因、引き継ぐ前に確認したいこと、業務を減らす判断、再配分後のフォロー方法を解説します。

退職者の仕事を「そのまま誰かへ渡す」ことから始めない

退職者が担当していた業務が10個あった場合、

Aさんへ3個。

Bさんへ3個。

Cさんへ4個。

と分ければ、一見公平に見えます。

しかし、それぞれの仕事には、

・必要時間
・難易度
・責任
・緊急性
・他部署との調整
・顧客対応
・精神的な負担

の違いがあります。

また、Aさん、Bさん、Cさんが現在抱えている業務量も同じではありません。

そのため、

「仕事の件数」

だけで分けると、負担が大きく偏ることがあります。

まずは退職者の仕事を一覧にし、

「本当に引き継ぐ必要があるのか」

から確認しましょう。

最初に退職者の仕事を全部書き出す

正式な担当業務だけでなく、実際に行っていた仕事まで確認します。

たとえば、

・顧客対応
・見積書作成
・売上集計
・在庫確認
・会議資料
・後輩からの質問対応
・他部署との連絡
・定例メール
・月次報告
・備品管理
・トラブル対応

などです。

特に見落としやすいのが、

「担当表には載っていない仕事」

です。

長く勤務していた社員ほど、

「困った時はこの人に聞く」

という役割を持っている場合があります。

本人しか把握していない業務がないか、退職前に確認しておきましょう。

業務を書き出したら4つに分ける

退職者の仕事を、すべて誰かへ引き継ぐ必要はありません。

次の4つに分けて考えると整理しやすくなります。

1. 必ず続ける仕事

顧客対応、法定業務、請求など、止められない仕事です。

優先して担当者を決めます。

2. 頻度を減らせる仕事

毎週行っていた集計を月1回にするなど、頻度を見直せるものです。

3. 仕組み化できる仕事

毎回手作業で行っている定型業務を、

・テンプレート
・チェックリスト
・共有表
・システム

などへ置き換えられないか確認します。

4. やめられる仕事

「以前から続けているから」

という理由だけで行っている仕事もあります。

誰が使っているのか分からない資料。

読まれていない定例報告。

同じ情報を複数の表へ入力する作業。

退職は、こうした業務を見直す機会にもなります。

「前任者がやっていたから必要」と考えない

退職者から引き継ぐ際、

「この資料は毎週作っていました」

と言われると、そのまま次の担当者へ渡しがちです。

しかし、

「何のために作っているのか」

を確認してみましょう。

【文例】

この資料は、現在どなたがどのような判断に使っていますか？

【文例】

毎週作成する必要がありますか？月1回でも問題ないでしょうか。

【文例】

この数字は、別の資料やシステムから確認できませんか？

目的を確認すると、やめられる仕事が見つかることがあります。

残った社員の現在の仕事も一緒に書き出す

退職者の業務だけを見て、

「○○さんならできそう」

と判断しないようにします。

引き継ぐ側が現在何を持っているかも確認します。

【文例】

今回、○○さんの担当業務を一部お願いしたいと考えています。その前に、現在持っている仕事を一度一緒に整理してもよいですか？

確認したいのは、

・定例業務
・今月の案件
・繁忙期
・新人教育
・会議
・他部署支援
・顧客対応

などです。

新しい仕事を追加する前に、現在の負荷を確認します。

「できる人」へ集中させない

退職者が出た直後は、仕事を止めないことが優先されます。

その結果、

「○○さんなら分かるから」

という理由で、経験豊富な社員へ仕事が集まりやすくなります。

短期間の緊急対応としては必要なこともあります。

問題は、その状態が固定されることです。

【例】

こうなると、

「一時的な応援」

が、

「正式な仕事」

へ変わってしまいます。

退職者の業務だけでなく、急ぎ案件や日常的なフォローまで同じ中堅社員へ集中している場合は、「できる人への偏り」が起きていないかも確認しましょう。

一時対応と正式担当を分ける

退職直後は、すべての役割をすぐ決められないことがあります。

その場合は、

「誰が一時的に担当するか」

と、

「今後誰が正式に担当するか」

を分けます。

【文例】

期限を示すことで、

「いつまで自分が持つのか分からない」

状態を防ぎます。

新しい仕事を渡すなら、減らす仕事も決める

特に重要なのがこの考え方です。

新しい仕事を追加する場合、

「何を減らすか」

も一緒に決めます。

【文例】

【文例】

この業務を優先してもらいたいので、今週予定していた○○は来週へ変更します。

「追加するだけ」にしないことが大切です。

業務を追加した社員から「これ以上仕事を増やせません」と言われた場合は、意欲の問題と判断する前に、現在の仕事量や見えにくい業務まで確認することが大切です。

管理職自身が一時的に持つ判断も必要

退職者の業務をすべて部下へ分配しようとすると、現場の負担が増えます。

管理職自身が一部を引き取る方法もあります。

特に、

・優先順位を決める仕事
・他部署との調整
・重要顧客への説明
・一時的な判断業務

などです。

ただし、管理職自身も抱え込みすぎないようにします。

管理職が一時的に持ちながら、

「この業務を今後どうするか」

を整理する期間として使いましょう。

管理職自身が退職者の業務や部下からの相談を抱え込みすぎている場合は、管理職側の業務負担についても整理する必要があります。

引き継ぎ先を「経験年数」だけで決めない

経験が長い社員へ重要な仕事を任せることは自然です。

しかし、

「長くいるから全部分かるだろう」

と考えると、仕事が集中します。

引き継ぎ先を決める際は、

・現在の業務量
・経験
・必要な知識
・本人の今後の役割
・育成機会
・サポートできる体制

を確認します。

経験の浅い社員でも、

仕事の一部だけなら任せられる場合があります。

仕事を工程に分けて振り分ける

退職者が一人で行っていた仕事を、そのまま一人へ移す必要はありません。

【例】

このように工程へ分けることで、

・負担を分散できる
・若手へ経験を増やせる
・特定社員への属人化を防げる

可能性があります。

「分からなければ○○さんに聞いて」で終わらせない

業務を若手へ移す際、

「分からなければ○○さんに聞いて」

と中堅社員を質問窓口にすることがあります。

これでは、担当作業は移っても、

「判断する仕事」

が中堅社員へ残ります。

たとえば、

若手社員が作業する。

↓

毎回中堅社員へ質問する。

↓

中堅社員が確認する。

↓

修正する。

となれば、中堅社員の負担は十分に減りません。

質問が多い場合は、

・判断基準
・過去例
・チェックリスト
・FAQ

として残していきましょう。

退職者しか知らない判断基準を残す

引き継ぎで重要なのは、手順だけではありません。

【例】

操作手順：
システムでAを押してBを入力する。

だけでなく、

【判断基準】

といった判断まで残します。

手順だけ分かっていても、

「どのケースで何を判断すればよいのか」

が分からなければ、引き継いだ社員は毎回相談することになります。

顧客や取引先との関係も引き継ぐ

退職者が顧客対応をしていた場合は、

業務内容だけでなく、

・連絡方法
・過去の相談
・注意点
・担当者
・次回予定

なども確認します。

可能であれば、退職前に後任者を紹介します。

【文例】

顧客側から見ても、

「担当者が辞めたので一から説明し直す」

状態を減らすことが大切です。

退職者が有給消化へ入る前に確認する

退職日まで期間があると思っていたものの、

「最終出勤日はもっと早かった」

ということがあります。

引き継ぎ期間を考える時は、

退職日ではなく、

「実際の最終出勤日」

を確認しましょう。

そのうえで、

・業務一覧
・担当顧客
・定例業務
・パスワード等の適切な管理移管
・保存場所
・進行中案件
・今後の締切

を整理します。

個人アカウントをそのまま共有するのではなく、会社として適切な権限移管を行うことも重要です。

引き継ぎ資料を完璧に作らせようとしない

退職する社員へ、

「すべてマニュアルにしてください」

と求めると、膨大な作業になる場合があります。

残り時間が限られているなら、優先順位を付けます。

最優先

・進行中案件
・締切が近い仕事
・顧客情報
・本人しか知らない判断

次に残す

・定例業務
・手順
・注意点
・保存場所

時間があれば

・細かな補足
・過去事例
・改善案

引き継ぎ資料を作ること自体が目的にならないようにしましょう。

口頭だけで引き継がない

「一度説明したので大丈夫」

では、実際に担当した時に分からなくなることがあります。

最低限、

・業務名
・頻度
・期限
・手順
・保存場所
・相談先

は残します。

複雑なマニュアルでなくても構いません。

簡単な一覧表から始める方法があります。

同じ社員へ「引き継ぎ＋教育」を集中させない

退職者の業務を引き継いだ中堅社員が、後任採用後の教育まで担当する場合があります。

すると、

通常業務
＋
退職者の仕事
＋
後任者の教育

となります。

これでは、後任を採用したのに負担がさらに増える期間が生まれます。

後任が入社した際は、

「教育する時間」

も業務として考えます。

【文例】

後任者の教育をお願いする期間は、現在持っている○○業務を一時的に減らします。

教育だけ追加しないことが重要です。

後任者の教育まで中堅社員へ任せる場合は、教育だけを通常業務へ追加せず、教育時間を正式な業務として確保しましょう。

「後任が入れば元に戻る」と決めつけない

後任を採用したからといって、退職前と全く同じ仕事の分け方に戻す必要はありません。

退職後の整理で、

・不要だった仕事
・頻度を減らせた仕事
・他の社員へ分散できた仕事
・仕組み化できた仕事

があれば、その状態を維持しても構いません。

「前任者の仕事内容をそのまま再現する」

のではなく、

「今の組織に合った役割」

として再設計します。

業務再配分の1週間後に確認する

仕事を振り分けた直後は、

「大丈夫です」

と答える社員も多いでしょう。

実際に業務を始めてから、

「想定以上に時間がかかる」

ことが分かる場合があります。

そのため、1週間程度を目安に一度確認します。

【文例】

先週からお願いしている○○ですが、実際にやってみて負担や分かりにくい部分はありませんでしたか？

【文例】

今までの仕事で遅れ始めているものはありませんか？

新しい仕事だけでなく、既存業務への影響を確認します。

1か月後にも再確認する

最初の1週間は緊張感で対応できても、長期間続くと負担が出る場合があります。

1か月後にも、

・残業
・仕事の遅れ
・相談回数
・ミス
・休憩
・他の社員への影響

を確認しましょう。

「問題があれば言ってください」

だけではなく、管理職から確認します。

本人が「大丈夫です」と言っても業務量を見る

責任感が強い社員ほど、

「大丈夫です」

と答えることがあります。

本人の言葉だけでなく、

・残業が増えていないか
・昼休みに仕事をしていないか
・提出が遅くなっていないか
・会話が減っていないか
・細かなミスが増えていないか
・周囲への対応が変わっていないか

も確認します。

仕事をこなせていることと、余裕があることは別です。

本人から不満や相談が出ていない場合も、以前と比べた残業、会話、仕事の進め方などの小さな変化を確認しましょう。

「退職者の分まで頑張って」は避ける

退職が決まると、

「しばらく大変だけど、みんなで頑張ろう」

と伝えることがあります。

気持ちを共有すること自体は問題ありません。

しかし、

「人が一人減った分を残った社員の頑張りで埋める」

状態が長期間続かないようにします。

必要なのは精神論だけではなく、

・仕事を減らす
・優先順位を決める
・期限を変える
・業務を分散する
・採用する
・外部へ委託する

などの具体的な対応です。

残った社員が退職理由を不安に感じていることもある

退職者が出ると、残った社員は、

「なぜ辞めたのだろう」

「自分たちの仕事は増えるのだろうか」

「また誰か辞めるのではないか」

と感じることがあります。

退職理由には本人のプライバシーもあるため、必要以上に共有することは避けます。

一方で、

「今後の仕事がどうなるのか」

については管理職から説明した方が安心につながります。

【文例】

今後の進め方を伝えましょう。

仕事を振り分ける時に本人の意見も聞く

管理職だけで、

「この仕事はあなた」

と決めるより、本人にも確認できる場合があります。

【文例】

この業務を引き継ぐ場合、現在の仕事との組み合わせで負担になりそうなものはありますか？

【文例】

この中で、あなたの経験を生かしやすそうな仕事はどれだと思いますか？

最終的な役割は会社が決める必要があります。

ただし、現場の状況を知る社員の意見を聞くことで、見落としていた問題が分かることがあります。

「公平＝同じ件数」ではない

業務を分担する時、

全員へ同じ件数を配ることが公平とは限りません。

たとえば、

Aさん：
短時間で終わる定型業務3件

Bさん：
重要顧客への対応2件

では、Bさんの方が負担が大きい可能性があります。

確認したいのは、

・必要時間
・責任
・精神的負荷
・締切
・中断の多さ
・判断の難しさ

です。

件数ではなく、負荷で考えましょう。

管理職が見落としやすい「小さな追加業務」

退職者が出た後は、正式な業務以外にも小さな仕事が増えます。

・電話を代わりに受ける
・過去資料を探す
・顧客からの問い合わせに答える
・前任者のデータを確認する
・社内から質問される
・引き継ぎ漏れを調べる

一つずつは短時間でも、積み重なると負担になります。

「新しく担当になった案件数」

だけで判断しないようにしましょう。

採用する前に「本当に同じ職種が必要か」を確認する

社員が一人退職すると、

「同じ職種を一人採用しよう」

と考えることがあります。

しかし、業務整理後に、

以前：
社員1人が10種類の業務を担当

整理後：
不要業務2つ削除
定型業務3つを分散
専門業務5つが残る

となれば、採用したい人物像も変わる可能性があります。

退職者のコピーを探すのではなく、

「今後必要な役割」

を整理してから求人を出しましょう。

退職を業務の属人化に気づく機会にする

退職者が出て初めて、

「あの人しか分からない」

業務が見つかることがあります。

これは退職者個人だけの問題ではありません。

会社として、

・担当者以外が分からない
・保存場所が共有されていない
・判断基準が文章になっていない
・顧客情報が個人に集中している

状態を放置していた可能性があります。

今回の引き継ぎだけで終わらせず、他の業務にも同じ問題がないか確認しましょう。

業務再配分チェックリスト

退職前

・最終出勤日を確認した
・担当業務を一覧にした
・進行中案件を確認した
・顧客・取引先を確認した
・締切を確認した
・判断基準を確認した
・保存場所を確認した
・本人しか知らない仕事を確認した

業務整理

・必ず続ける仕事を分けた
・頻度を減らせる仕事を確認した
・仕組み化できる仕事を確認した
・やめられる仕事を確認した
・前任者がやっていたという理由だけで残していない

担当者を決める時

・現在の業務量を確認した
・仕事の件数だけで分けていない
・「できる人」へ集中していない
・新しい仕事を追加する場合は減らす仕事も決めた
・一時担当と正式担当を分けた
・必要に応じて管理職も一部を担当した

引き継ぎ

・口頭だけで終わっていない
・業務手順を残した
・判断基準を残した
・相談先を決めた
・顧客へ後任を案内した
・アクセス権限等を適切に移管した

再配分後

・1週間後に状況を確認した
・1か月後にも確認した
・残業の変化を確認した
・既存業務の遅れを確認した
・質問が一人へ集中していないか確認した
・本人の「大丈夫です」だけで判断していない

後任採用

・前任者と同じ人材をそのまま探していない
・業務整理後に必要な役割を決めた
・後任教育の時間を確保した
・教育担当者の通常業務を調整した
・後任入社後も不要業務を復活させていない

まとめ：人が減った時こそ「仕事を減らせないか」を考える

社員が退職すると、

「その人の仕事を誰に振るか」

を急いで決めたくなります。

業務を止めないためには、担当変更が必要です。

しかし、退職者が持っていた仕事をすべてそのまま残った社員へ配れば、一部の社員へ負担が集中する可能性があります。

特に、

・仕事が早い
・断らない
・経験が長い
・周囲から頼られている

社員には仕事が集まりやすくなります。

まず行いたいのは、

退職者の業務を書き出すこと。

そして、

・必ず続ける
・頻度を減らす
・仕組み化する
・やめる

に分けることです。

そのうえで、引き継ぐ社員が現在持っている仕事も確認します。

新しい仕事を追加するのであれば、

「何を減らすか」

まで決めましょう。

また、退職直後の一時対応を、そのまま正式担当にしないことも大切です。

1週間後。

1か月後。

と実際の負担を確認し、必要であれば再度分担を変えます。

退職者が出ること自体は、会社にとって大きな変化です。

一方で、

「なぜこの仕事をやっているのか」

「この人しかできない状態になっていないか」

「今後も同じやり方でよいのか」

を見直す機会にもなります。

一人減った分を、残った社員の頑張りだけで埋める。

のではなく、

仕事そのものを整理する。

役割を分け直す。

仕組みに残す。

必要な人材を改めて考える。

という順番で対応することが、残った社員の負担を偏らせず、退職後も業務を安定して回すために重要です。

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「社員が辞めるたびに残った人の仕事が増えている」

「一部の社員しか分からない仕事が多い」

「後任を採用しても引き継ぎがうまく進まない」

「採用する前に社内の役割を一度整理したい」

といった場合も、現在の業務や人員配置を確認しながら、優先して改善する内容を整理します。

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